No seamos … Que el Veranos ya llegó.

Hace un año, concretamente por estas fechas, hice varias decisiones y prometí varias cosas.

Hace un año me decidí a escribir un blog que por motivos laborales he tenido abandonado por falta de tiempo, que no de ganas…

Hace un año conocí a una farmacéutica que puedo llamar ahora amiga y casi Gemelier (Esa Drogo), y le prometí un post de campañas. Pero como hace un año estaba en una circunstancia laboral completamente distinta no podía centrar ese tema correctamente porque lo reconozco.

Sin datos no soy persona.

Bien tengo datos, calentitos, recién salidos del horno. Y he vuelto a hacer mis “superprevisiones” para las campañas anuales (teniendo en cuenta que ahora mismo no las puedo tener al 100% debido a múltiples circunstancias que no vienen al caso)

¡Al Lío!

Este año como todos los años comienza una nueva etapa, pero para mí el reto es doble:

  • Por una parte la farmacia está como quien dice Renaciendo de sus cenizas. Y digo literalmente renaciendo… aún no tengo claro si nos va a salir del huevo un Fénix o una gallina …

  • Por otra parte, programar campañas sin saber exactamente cómo vas a crecer, sin datos, sin estadísticas y en algo completamente nuevo es la mayoría de las veces echar una moneda al aire o lo parece… ¡Pero no! Al final gracias a dios todo es cuantificable. ¡Alabadas sean la matemáticas!

Total, amiga DROGO… ¿Cómo comienzo mi maravilloso periplo de las campañas?

¡Pues desde el principio! Como todo.

Calendar

– Primero: Planifico las grandes campañas anuales de forma que en un calendario estudio la temporalidad de las mismas y coloco fechas de comienzo y fin. Realmente esto es parte de un Plan Estratégico de Marketing que todos deberíamos tener… Hecho lo cual, estructuro los meses por campañas y promociones que tengo claro que voy a realizar (obviando lo que pueda ir surgiendo mes a mes por distintas opciones).

De esta forma me organizo para poder planificar también las citas con los distintos proveedores e incluso puedo organizar el Plan de Formación para el equipo de cara a que cuando comience la temporalidad del producto no solo tenga el mismo, sino que mi equipo esté preparado y listo para poder resolver, responder y solucionar cualquier posible imprevisto del producto.

-Segundo: En grandes campañas, como por ejemplo Solares (¡Oh vaya, casualidad!) planifico las visitas con los laboratorios que me interesan, con los que ya he trabajado o con los que me pueden ofrecer alguna novedosa innovación. Para esto último el twitter es una delicia porque la comunicación entre compañeros sirve para ver qué hay en el mercado y de qué muchas veces no nos podemos fiar.  Organizo las reuniones con los proveedores, y me planifico bien la visita con la finalidad de negociar absolutamente todo lo que considero imprescindible y luego lo que considero importante. Mi fin es que  de esta reunión pueda valorar tanto aspectos del producto como aspectos de la distribución y de la evolución del pedido.

De nada me sirve pedir 300 solares a un precio fantástico para comérmelos después, o que sea una promoción genial pero luego no poder venderla porque no tiene apoyo.

Si el laboratorio me da, yo doy al laboratorio.

Win, win.

-Tercero: con todas las propuestas sobre la mesa, realmente elijo mis opciones. No todo me vale, no todo es genial y no podemos tener de todo. Priorizo la filosofía de mi Farmacia o negocio y en consecuencia elijo lo que voy a comprar.

Sobretodo tengo clara mi VISION.

¿Qué tipo de promoción vale más con mi público? ¿Qué clase de producto recomendado es más fiable para i clientela? ¿Cual les resuelve más?

Sólo compro lo que creo que puedo vender dando calidad, confianza y profesionalidad a mis pacientes y clientes. Que al fin y al cabo ellos son los que van a tener ese producto y lo van a valorar. Y con ello, valorarán mi servicio.

-Cuarto: es la hora que más me gusta. Mi hora de numeritos, numeritos. Que es realmente la parte que más sufrimos todos. ¿Cuánto pido? ¿Qué descuento? ¿Qué bonificación? Como siempre, lo primero es lo primero. Y lo primero son dos cosas que hay que tener muy claras y muy bien estudiadas a lo largo del año:

  • Qué progresión de ventas tengo objetivada para el año y cómo voy con respecto a ese objetivo.
  • Cuánto moví el año anterior de esa categoría/campaña/producto en el periodo de tiempo en el cual quiero venderlo

Teniendo esto en cuenta mi lista de tareas es la siguiente:

Aplico el porcentaje de subida estimado. Si este porcentaje es menor que el que había estimado, ajusto el total. Es decir si tenía un 5% de crecimiento en venta libre, teniendo en cuenta que mi venta de la categoría a planificar, en este caso la Solar representa un % tal del total, calculo más o menos cuanto en bruto puedo proveer vender este año comparando el año anterior y aplicando la subida objetivada del porcentaje.

¡Ojo! Si mi objetivo en Enero era un crecimiento de un 5% en total (sin entrar a los crecimientos programados por familias o categorías que también se deberían hacer en un Plan de Marketing) y a día 15 de Abril llevo un acumulado de un 3%… no hay que hacerse un lío. Ni llevarse las manos a la cabeza. Si no ser realista y ajustar manteniendo lo que queremos crecer y cómo lo vamos a hacer crecer.

Por esto es muy importante tener claro el Plan Estratégico y los objetivos en papel y en la cabeza para no desviarnos del camino marcado y volvernos locos…

“Vamos mal, pero es que en verano vamos a crecer un 50% más que en invierno”

O no.

Para poder decidir esto habrá que mirar: el acumulado hasta la fecha de crecimiento/decrecimiento que llevas sobre año anterior, el completado sobre objetivo, la comparativa del año anterior por periodos para estudiar el comportamiento de la venta en los periodos que nos interesan (Si el año pasado en invierno ibas igual y de pronto en verano la venta se disparó hay que estudiar los motivos de la misma y si estos son replicables, y entonces liarse el turbante a la cabeza)

-Una vez teniendo claro el % de subida o bajada que he estimado en esa categoría, priorizo por orden mis proveedores Vips a los que no lo son, dando más peso a quien considere que por negociación, precio, promoción, ayuda, condiciones o facturación vaya a funcionar mejor. Normalmente es un mix de todo pero aunque me prometan la Luna… yo me quedo con mi satélite particular.

-Hecho esto, estadística en mano de año anterior, estadística en mano de posibles listas de “más vendidos” como NIELSEN o cualquiera que todos podemos encontrar o pedir a allegados, distribuidora, llámese como se llame, voy eligiendo “Mi surtido”, priorizando lo que pueda funcionar mejor y lo que pueda gustar más y por supuesto lo más importante.

Lo que haga que mis clientes y pacientes estén más contentos y felices.

Al fin y al cabo el centro son ellos.

Y una vez decidido esto, escrito en un documento y registrado, contabilizado en un Excel, controlada en un calendario la facturación, la entrega, la devolución, la promoción y calculado el precio que quiero poder poner o que debo poner…

Mando un mail con el pedido a mi proveedor. Siempre por escrito.

¿Y que hago durante el periodo de la promoción? Obviamente la campaña no la he pedido desde el minuto 0 al 100% de lo que he provisionado puedo vender en un tiempo completo. Calculo con respecto a los tiempos de facturación un 70% de lo que puedo llegar a vender y con eso es con lo que negocio. Y por supuesto, negocio posibles reposiciones a las mismas condiciones (que en general nunca ponen problemas) de forma que me aseguro que una vez terminada la campaña:

  • Si he cumplido el objetivo mi stock ha disminuido ese 70% del total de mi provisión más las reposiciones que he realizado teniendo un remanente de seguridad si se da el caso. Y si no, habiendo vendido el 85-90% del producto el día que me pasan la factura del laboratorio. De forma que he recuperado lo invertido, parte del beneficio y he podido aumentar mi beneficio y mi rotación.

  • Si no he cumplido el objetivo, ese 70% ha sido posiblemente suficiente para hacer frente con precios, novedades y calidad a la campaña temporal, sin ahogarme en mil unidades y de forma que he calculado que con ese 70% a día D de cobro he vendido el 90% de los productos. De forma que ni me he sobre-stockado, ni he estropeado mi rotación, ni tengo stock muerto, ni he comprado más de lo que puedo pagar. Eso sí, debo recoger mi Plan Estratégico Anual y mis objetivos y valorarlos con respecto a lo que yo creía en Enero y la situación actual.

Realmente no es complicado y es algo que todos, todos de una manera u otra hacemos

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Ale, @drogodependienta. Espero tu Feedback, you know sis! This is amazing! ¡¡Pajaritos y Unicornios!!

Y a los demás espero que os haya gustado y siento mucho, mucho, mucho el retraso.

Como estamos en verano, nos han llegado a todos un par de informaciones que nos han puesto los pelos de punta recojo una lanza con la campaña de protección solar  de Heliocare, que me ha parecido divertida y muy,muy directa. No soy de poner marcas, pero para estos mensajes, creo que hay que dar crédito.

Y digo.

¡No seamos pandas!

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Érase una vez los KPI´s y la vuelta al Cole.

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La vuelta al cole ha empezado y con ello la vuelta a la rutina y a las cosas que en verano dejamos en un kitkat, que el Sol es muy bueno, pero también muy malo y claro…

Esas cañitas, esas terracitas, ese calor que no te deja dormir. ¡Ay el verano! ¡Qué de cuentos e historias nos pasan en dos meses!

Pero aquí estamos de nuevo. Con más ganas, con más ideas y con más conocimientos, porque somos más sabios (que no más viejos). Yo este verano he tenido de todo, y de todo un poco voy a hablar aquí.

Lo mejor de mi verano han sido sobretodo los debates y cambios de opiniones que siempre enriquecen a uno como persona y como profesional. Y que mirando al mar se llevan con muchísimo mejor ánimo. Recuerdo uno en particular que mezclo tres temas que a mí, personalmente me apasionan: Gestión de equipo, liderazgo y Kpi´s.

¡Toma ya! Menuda mezcla…

Para empezar, discutíamos qué Kpi´s eran actualmente más funcionales. Kpi´s… es un nombre que me hace tanta gracia. Es como cuando digo muchas veces Gingivitis, que me produce cosquillas en el paladar. Esta manía nuestra de poner “nombres cool” a cosas que antes ya usábamos.

que-es-un-kpi Para ir al grano, los Kpi´s, como ya sabréis, viene de la definición inglesa de Key Perfomance Indicator, o lo que es igual y para nosotros castellano parlantes de a pie: Indicadores de Desempeño. Aquello que nos da datos, información, nos susurra cómo vamos, cómo nos estamos desempeñando con respecto al objetivo que hemos establecido o con respecto a una comparativa de actividad anterior (dícese en mi lenguaje común, que lo bien o lo mal que vamos con respecto al año anterior y la leche que nos ha dado si seguimos así. En lenguaje común playero.)

Los Kpi’s es algo que toda la vida hemos utilizado, pero que pocas veces entendemos, transmitimos o traducimos correctamente. O que se queda en el olvido. Vamos, que se saca, se asiente y mañana ya no me acuerdo. Un indicador no deja de ser un dato, un número o un porcentaje que hay que saber interpretar y a veces tanto dato en la cabeza hace que traspapelemos lo que realmente importa.

¿Os he dicho alguna vez que yo soy una amante de la estadística? Creo que a pesar que la asignatura era un auténtico horror en la carrera (la odiaba, en serio) es un campo matemático increíble que además se enlaza con el campo de la comprensión numérica, financiera y si me dejas divagar, hasta de comprensión de la vida. Una bonita relación de Amor-Odio.

En este mundo de exceso de información lo que más tenemos son datos, datos y más datos. Todos indicadores de algo, que nos dan información y que tenemos que aprender a interpretar, traducir y quizás usar para corregir. Bueno quizás no, en el caso de la farmacia el KPI debe ayudarnos a tomar decisiones y a plantearnos estrategias y objetivos sobre una base sólida, a analizar su desempeño y a poder dar marcha atrás, parar o evolucionar el camino a seguir en un momento dado.

Yo que soy fan del KPI también diré que hay mil datos y que te puedes volver loco cogiendo uno u otro. Así que he decidido poner los que más uso, mes a mes y cómo los interpreto.

Como ejercicio de vuelta al cole, me encantaría que vosotros me dijerais los que soléis usar, y por qué. Esto sería un debate genial, ya que es tremendamente enriquecedor que alguien te explique cómo ve el mundo, su negocio y su proyecto con datos y como los interpreta. Y que así aprendo yo también, que es lo más divertido en esta vida. Aprender.

Siempre podemos aprender.

Bien, yo mes a mes siempre analizo algunos indicadores que para mi son mis Imprescindibles, mis VIK (Very Important Key)

  • Los tickets medios mensuales y acumulados. Ya sabéis que ahora mismo se manejan tres tipos de tickets medios:
  • Lógicamente las ventas (totales mensuales y acumuladas del año) y hago un porcentaje de Progresión o regresión con respecto al mismo periodo temporal del año anterior.
    1.  Ticket libre: que es todo aquello que no tiene aportación y se vende bien por dispensación, bien por venta activa
    2. Ticket mixto: lo que yo llamo la venta de Atención Farmacéutica al 100%. Es aquella que posee líneas de aportación y líneas de venta libre, y que si está bien hecha (a mi manera de entender siempre) busca solucionar un problema o efecto adverso o necesidad del paciente que ha venido a por una dispensación y donde esta misma le puede ocasionar alguna incidencia. Normalmente son ventas complementarias o las tan famosas cruzadas. (ej.: Claritromicina con Colutorios)
    3. Ticket de aportación: la venta de dispensación del SSAA
  • Las ventas acumuladas del mes y medias diarias por empleado de libre, total y aportación (tanto en % como en bruto) y su progresión comparativa con respecto al año anterior.
  • La progresión en porcentaje y la comparativa con años anteriores de las 3 categorías mensuales que más han facturado
  • La variación del Stock, y su media mensual y acumulada.
  • Índice de Rotación
  • Margen sobre ventas (y compras)
  • EL IBB (Índice de Beneficio Bruto) o lo que lo llamaban nuestros profes en la carrera, la Rentabilidad Bruta. Si esa fórmula “to reshulona” de:

 IBB =  Margen x Rotación

Toda esta información la tenía ya protocolizada en una plantilla donde iba metiendo datos mensuales que se me iban traduciendo en indicadores en un maravilloso Excel.

Pero tras esta foto, que es muy bonita y da muchos datos, numeritos y tal… Tocaba lo que a mi verdaderamente me parece indispensable y que realmente es lo que a veces se nos escapa.

La interpretación y la transmisión a mis compañeros de esta.

Porque sí, creo que si queremos hacer una buena Gestión de equipo, que si queremos que la gente se involucre, que se sienta parte de algo (que es mucho mejor que ser parte de nada), que asuma lo bueno y lo malo y se conciencie de su trabajo… Creo que hay que contar como si fuera un cuento la foto del estado de la farmacia.

Para mí, esta foto mensual era necesario tanto contarla, como entenderla e interiorizarla. Una vez, en un curso el profesor hizo una pregunta muy simple. “¿Cuántos de vosotros sabéis lo que habéis vendido este mes?”

Levantamos la mano dos… de trece personas.

Esta foto, estos datos, estos número nos dicen algo más que si se han vendido x € o si hay un índice de rotación de 6,7u 8. Nos dice si lo estamos haciendo bien, si vamos por buen camino, nos ayuda a saber cómo vamos, a planificar cómo podemos ir… A pensar. ¿Os acordais? ¡Qué importante es pararse a pensar!

Y es algo que hay que interpretar. Por poner un ejemplo, cada mes yo me aprendía la venta bruta del mes del año anterior porque de esa manera podía transmitir a mis compis a mitad de mes si íbamos bien o mal. Si había que apretar, si podíamos tener nuevas ideas o enfocarnos en algo que habíamos pausado a la espera del momento oportuno.

O veía el índice de rotación, para entender si estábamos pidiendo bien, si se nos había ido la mano con el stock, si teníamos que ajustar más o menos los pedidos diarios, si teníamos faltas no justificadas, si estábamos ajustando tantísimo que estábamos provocando esas mismas faltas (y por tanto un error en el servicio que prestábamos y con ellos una bajada en la satisfacción de nuestra gente).

Como profesional, me sentaba en mi taburete con mi papel impreso con mi foto mensual, que no es todo lo específica lógicamente que un balance contable, pero que me está diciendo si el camino de baldosas amarillas sigue amarillo o está anaranjado. Cómo decía, me sentaba, papel y boli  en mano y empezaba a traducir, a fijarme en lo que iba bien y teníamos que mantener o mejorar, en lo que había descendido y teníamos que apretar, a apuntar ideas en el papel.

A reflexionar. A tomar decisiones. A planificar estrategias. A comparar objetivos previamente definidos…

A gestionar.

Y después, con mi foto contaba mi traducción a mis compañeros. Al equipo.  A aquellos que día a día atienden, trabajan, hablan, ríen o lloran en la farmacia para que ellos supiesen como iba la cosa y por supuesto, que me aportasen ideas.

Y empezábamos a debatir, a sacar conclusiones de “porque esto, porque lo otro, y esto cómo está así, que mal que mal, o que bien que bien”, a cambiar ideas, a ver cómo íbamos en los objetivos, a hacer Brain Storming, a poder solventar los problemas o fricciones que pudieran surgir.

Y se hacía una reunión de equipo, se transmitía como líder una situación del negocio y además se motivaba para poder entre todos mejorar, superarnos y animarnos.

Se gestionaba.

Así que ya veis… era uno de los momentos favoritos del mes. La foto de los Kpi´s que tras dos números, tres porcentajes y una plantilla, creaban un equipo, una comunicación, una estrategia, una guía y una meta. A veces iba bien, a veces mal, a veces no iba. Pero se hacía.

De un número,  tocamos cuatro palos fundamentales de cualquier Gestor que se precie llamarse así: Equipo, Comunicación, Motivación y Conocimiento.

Y es que ya lo decía un sabio:

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PD: Siento el retraso, ha sido un verano de locura con muchas cosas buenas, y muchas desmotivadoras pero… lo importante es que aquí estamos. Muchas, muchas gracias a todos los que me leéis, sobre todo a @susitravel que muy sutilmente me da latigazos para que siga haciendo estas cosas. Tenga o no razón cuando divago en estos post.

PD2: No me he olvidado de las campañas @drogodpndienta , pero perdí todo lo que tenía. Esta semana recopilo y te lo paso 😛