Gestión de equipo. Una de las muchas visiones que podemos tener… Porque las personas, somos personas.

Otro Septiembre, otra locura. Particularmente, segunda locura del año… con doble “Vuelta al Cole”. Tras una reforma de esas reformas enormes que llegan a ser pesadilla en Navidad (y estamos en Septiembre) hay que volver a empezar un mes después con nuevas metas y objetivos.

Y más locurón. Porque al final todo parece importante pero no a todo puedes llegar. Dicho sea de paso, he llegado a tener que hacerme una lista inmensa de tareas y pendientes de las que no llevo tachadas ni la mitad con todas las ideas que se me han ocurrido y que hemos recopilado entre las chicas, los clientes y yo.

Toda una nueva aventura que agota muchísimo pero motiva aún más. Nos van los retos. Y mi equipo es la parte  más importante de todo este arduo trabajo.

equipo

He visto estos días “por la internet” una foto con una frase que no le falta razón… Siempre con cabeza obviamente.

26-11

Efectivamente en cualquier empresa, pero sobretodo en las pymes y más en las farmacias, el equipo y su ambiente es primordial. Gestionar de una manera eficiente y lógica además de consecuente a un grupo de personas “cada uno de su madre y de su padre” suele ser una de las tareas que resulta al final más difícil, tediosa y a la vez extenuante… así como una de las tareas más gratificantes.

Gestionar, organizar o mandar son conceptos que en nuestra sociedad se tienen cuadriculados. Quizás sobretodo en España,  donde la figura del jefe es la de un “mandamás” al que muchos critican porque “en el fondo no sabe hacer la o con un canuto”. E jefe es aquel ser superior inaccesible que te pide las cosas para ya, y para ayer.

En una empresa pequeña este pensamiento si llega a suceder, solo genera problemas, problemas y más problemas. Y me atrevo a decir que en una farmacia el problema será mayor, puesto que además de ser pymes de 4 a 13 personas, son puestos en los que la colaboración, la organización y la incentivación lo son todo.

La Farmacia, de por sí, tiene un personal de media cualificado o altamente cualificado, no podemos olvidar que las personas que se encargan de ella son Licenciados o Graduados, y las de menor cualificación son como mínimo Formaciones profesionales. Ergo, dentro de una jerarquía y un organigrama hay que tener en cuenta que son personas que han estudiado, que han tenido cierta iniciativa y que se valoran como profesionales (la mayoría) al haber dedicado “X” tiempo a sacar su carrera u oficio. Eso no quita que a veces siempre haya algún “garbanzo negro” que resulta demasiado tóxico en el equipo. Pero suelen ser personas problemáticas claramente diferenciadas del resto a los que de por si, no hay que dar alas.

También tenemos que tener en cuenta que al ser los horarios comerciales cada vez más globales, la farmacia termina teniendo todos los inconvenientes que cualquier empresa de servicios que posee horarios largos e ininterrumpidos, y que no tiene la facilidad de reemplazo que pueden tener las grandes compañías o franquicias que pueden permitirse rotar personal. De forma que la frase “estamos los que somos, y somos los que estamos” es tan verídica como que el Sol sale por el Este todos los días.

En la Farmacia el equipo, la gente y que todos nos entendamos es importante.

Dicho esto, ¿cómo se consigue un equipo que ruede solo, funcione laboralmente bien y que se respete personalmente?

Es fácil y difícil y sobretodo se basa en la confianza. La confianza de la persona encargada en el equipo, del equipo en la persona encargada, y del equipo entre el equipo.

Por una parte no podemos olvidar que todos, absolutamente todos somos humanos y nos podemos equivocar. Eso no supone que si las equivocaciones son repetidas se levante la mano y entre el “todo vale”, no confundamos. Pero a las personas, y más aquellas que se consideran profesionales, debemos darles el pequeño beneficio de la duda, siempre que esta no suponga aprovecharse de la confianza dada. Ni tanto, ni tan poco.

Por otra parte, hay que seleccionar a la gente de tu equipo de forma que el equipo encaje. Una persona te puede caer estupendamente bien, ser una máquina de la dermocosmética, saberse el abecedario en arameo y no encajar en la personalidad de tu equipo y de lo que tu quieres inculcar en la gente que trabaja para ti o contigo. Ese que de por sí estás eligiendo tu con unas directrices según tu papel de “Líder”. Con tu visión de negocio, y con tu estrategia comercial.

El equipo tiene o debe estar compuesto por personas que puedan aportarse las unas a las otras novedades o virtudes que hagan que se sientan aceptadas y apoyadas. La filosofía de que todos trabajamos remando en una misma dirección, que la opinión del equipo es importante y que las cosas se solucionan, se comunican y se hablan, aunque la decisión y por tanto la responsabilidad final sea de la persona que gestiona al personal es lo que hace que haya una confianza que sea recíproca y que permita continuar rodando todos a una.

Es algo que a veces se olvida con demasiada facilidad. Está bien querer que todo el mundo aporte, opine, haga y tome iniciativas, así como que las funciones que se ponen puedan o no estar consensuadas, se reparta la carga de trabajo y buscar la equidad a la hora de las acciones. Pero al final, la responsabilidad de lo que pase, o de las consecuencias de las acciones que se tomen las tiene que asumir el líder puesto que son sus directrices las que van a cumplirse. Él es el que confía en una acción, en una persona o supervisa y acepta una decisión.

He oído muchos compañeros que se han quejado mucho de “Es que me dijo que hiciera X, lo hice y tras enseñárselo, luego no le gusto y me echó la culpa. Pues yo ya no hago nada más, porque, ¿para qué? Sino se valora, no voy a perder mi tiempo blablabla”.

Motivar a veces se confunde con “el todo vale” y luego cuando llegan consecuencias no deseadas  directamente atacamos a la “cabeza pensante” sin pararnos a pensar si eso que dejamos hacer para motivar al equipo lo hemos siquiera estudiado, valorado y evaluado…  Es decir, cargamos el muerto que no queríamos atajar y matamos al mensajero.

Es importante exlicar que fin queremos ante las ideas que comparten con nosotros, y a su vez, una vez explicado y hablado con el futuro responsable,  si vemos fallas, prevenirlo y  mejorarlo.

Nunca va a hacerse esa idea exactamente como nosotros queríamos que fuera, pero siempre podemos ayudar a mejorar, acercarla a nuestra visión o incluso prevenir posibles consecuencias si escuchamos y discutimos el tema con la persona que en la que vamos a delegar, de forma que esta tenga la correcta sensación de que está apoyado y que su jefe está pendiente, pero confía en ella.

Por otra parte, una de las cuestiones más peliagudas son las libranzas, horarios, vacaciones y fiestas de guardar. Gestionar un equipo no es solo hacer horarios guays, es hacer horarios donde todo el mundo pueda tener el mismo peso del trabajo, que sepan las responsabilidades de todos y que además se ayuden entre ellos de forma sistemática porque lo que no se acabe en ese turno, lo acaba el compañero, pero sin abusar.  Y hoy serás tu, y mañana yo. Evidentemente siempre hay algún listo que se intenta aprovechar.

Aquí entra el gestor, que tiene que cortar esos comportamientos egoístas de raíz.

Gestionar el equipo es escuchar y a veces no escuchar y cortar. Es un equilibrio entre la comprensión, el orden y el mandato. Es buscar un respeto y una fidelidad hacia la empresa, el encargado y su propio trabajo intentando que entiendan que lo que se haga en esa empresa es para el bien de todo el mundo. Se tiene que apreciar el trabajo bien hecho, la intención y la implicación y motivar que haya  más. Y supervisar y aplaudir iniciativas que pueden funcionar, que no pueden funcionar pero pueden estudiarse y enfocarse, y felicitar y agradecer a las personas que están contigo codo con codo y hora tras horas la lucha para sacar un negocio que cada vez tiene más trabas adelante.

Lógicamente esto es muy bonito, super “Happyflower” e ideal. Pero como en todo, y como cada uno es de su padre y de su madre, las fricciones surgen, los problemas, los malos rollos, las malas relaciones, que alguien se lleve mejor con A o con B… los errores recurrentes, las equivocaciones, las desidias etc…

En este caso, hay que tener muy en cuenta que esta es la parte negra de las Gestión de un equipo, y que debemos “coger el toro por los cuernos” y poner las cosas claras. Y que vamos a escuchar y decir cosas que pueden no ser agradables, pero nunca perder el norte ni el respeto. Siempre hay que intentar que esa persona se incorpore al sistema de trabajo y el espíritu del equipo, que al final es tu filosofía y tu visión del negocio. Abrirle la mano pero ser firme en que hay cosas que no se permiten por el bien del equipo, del empresario y de la propia farmacia. Esos  comportamientos negativos para todos deben tener una actuación lo más rápida posible (cosa que es difícil y a veces no se llega a tiempo) y hacer entender a todos que  ser generoso y solidario con los compañeros de manera equilibrada.

Creo que lo más problemático y que no tiene solución la mayoría de las veces a la hora de Gestionar personas y organizar equipos de trabajo es tener una persona irreverente, poco humilde o engreída. Al final, no hay que olvidar que todo es negativo e injusto para todos cuando son cosas que no nos gustan, y que es más fácil quejarse que disfrutar de las cosas que están bien hechas, incluso cuando están superan con creces las cosas malas.

Al final, un equipo tiene que saber qué funciones realiza como equipo, y cada individuo a su vez tiene que tener sus responsabilidades claras y valoradas para que la rueda pueda seguir rodando siendo el líder el eje sobre el que rueda.

Muchas veces la pregunta que se hace, en las charlas de liderazgo, de gestión es ¿cómo hacer un buen equipo? Y la respuesta es fácil porque es la misma respuesta que se tiene que responder cuando hablamos del trato a los pacientes o clientes.

La amabilidad y el respeto abren más puertas de las que cierran. Y las cosas claras, lógicas y explicadas llegan más lejos y profundizan más que las frases cortas e impersonales.

¿Cómo gestiono un equipo? De la misma manera que gestionas a los pacientes. Se empático pero contundente, firme pero comprensivo, alegre pero serio, lógico pero apasionado. Dicen que son virtudes que se “llevan en la sangre” pero yo soy una firme creyente del que “quiere, puede”.

Desarrollar a tu equipo, gestionarlo, que esté cómodo e implicado es un premio como líder y como persona. Es el mayor logro que puedes tener como gestor  de forma que las personas al final sean las perfectas muescas de la rueda que gira en la misma dirección sola. Y eso implica tiempo, paciencia, escucha y a veces contundencia sin perder jamás el respeto.

Así que, buscad los puntos fuertes de las personas, de forma que encaje el puzzle, que sus debilidades se conviertan en oportunidades de aprendizaje y no que terminen siendo amenazas hacia el ambiente de trabajo, resolver las incidencias y los pequeños y grandes problemas de la forma más equitativa y objetiva posible puesto que las cosas solas porque si solas no se resuelven y tomad decisiones cuando se tengan que tomar sin miedo y con respeto. Las decisiones de equipo siempre que se pueda y decisiones propias cuando toque.

Dar la cara por la gente que os rodea y hace que vuestro negocio salga a flote y funcione es algo que todo el mundo agradece y valora ya  que al final del día esa es la misma gente que verás a la mañana siguiente sonriendo y con ganas de volver a verte porque confía en ti.

Y tú en ellos.

PD: Esta es una visión que tengo de cómo hacer las cosas, obviamente hay mil variantes, mil situaciones y mil personalidades y es muy, muy, muy difícil acertar siempre. El trato con las personas es tan amplio que no debemos perder el norte. Pero teniendo las cosas claras y transmitiendolas de esa misma forma, un gran porcentaje de problemas se pueden resolver.

gestion-equipos-trabajo-post-mabs2016-300x220

Anuncios

No seamos … Que el Veranos ya llegó.

Hace un año, concretamente por estas fechas, hice varias decisiones y prometí varias cosas.

Hace un año me decidí a escribir un blog que por motivos laborales he tenido abandonado por falta de tiempo, que no de ganas…

Hace un año conocí a una farmacéutica que puedo llamar ahora amiga y casi Gemelier (Esa Drogo), y le prometí un post de campañas. Pero como hace un año estaba en una circunstancia laboral completamente distinta no podía centrar ese tema correctamente porque lo reconozco.

Sin datos no soy persona.

Bien tengo datos, calentitos, recién salidos del horno. Y he vuelto a hacer mis “superprevisiones” para las campañas anuales (teniendo en cuenta que ahora mismo no las puedo tener al 100% debido a múltiples circunstancias que no vienen al caso)

¡Al Lío!

Este año como todos los años comienza una nueva etapa, pero para mí el reto es doble:

  • Por una parte la farmacia está como quien dice Renaciendo de sus cenizas. Y digo literalmente renaciendo… aún no tengo claro si nos va a salir del huevo un Fénix o una gallina …

  • Por otra parte, programar campañas sin saber exactamente cómo vas a crecer, sin datos, sin estadísticas y en algo completamente nuevo es la mayoría de las veces echar una moneda al aire o lo parece… ¡Pero no! Al final gracias a dios todo es cuantificable. ¡Alabadas sean la matemáticas!

Total, amiga DROGO… ¿Cómo comienzo mi maravilloso periplo de las campañas?

¡Pues desde el principio! Como todo.

Calendar

– Primero: Planifico las grandes campañas anuales de forma que en un calendario estudio la temporalidad de las mismas y coloco fechas de comienzo y fin. Realmente esto es parte de un Plan Estratégico de Marketing que todos deberíamos tener… Hecho lo cual, estructuro los meses por campañas y promociones que tengo claro que voy a realizar (obviando lo que pueda ir surgiendo mes a mes por distintas opciones).

De esta forma me organizo para poder planificar también las citas con los distintos proveedores e incluso puedo organizar el Plan de Formación para el equipo de cara a que cuando comience la temporalidad del producto no solo tenga el mismo, sino que mi equipo esté preparado y listo para poder resolver, responder y solucionar cualquier posible imprevisto del producto.

-Segundo: En grandes campañas, como por ejemplo Solares (¡Oh vaya, casualidad!) planifico las visitas con los laboratorios que me interesan, con los que ya he trabajado o con los que me pueden ofrecer alguna novedosa innovación. Para esto último el twitter es una delicia porque la comunicación entre compañeros sirve para ver qué hay en el mercado y de qué muchas veces no nos podemos fiar.  Organizo las reuniones con los proveedores, y me planifico bien la visita con la finalidad de negociar absolutamente todo lo que considero imprescindible y luego lo que considero importante. Mi fin es que  de esta reunión pueda valorar tanto aspectos del producto como aspectos de la distribución y de la evolución del pedido.

De nada me sirve pedir 300 solares a un precio fantástico para comérmelos después, o que sea una promoción genial pero luego no poder venderla porque no tiene apoyo.

Si el laboratorio me da, yo doy al laboratorio.

Win, win.

-Tercero: con todas las propuestas sobre la mesa, realmente elijo mis opciones. No todo me vale, no todo es genial y no podemos tener de todo. Priorizo la filosofía de mi Farmacia o negocio y en consecuencia elijo lo que voy a comprar.

Sobretodo tengo clara mi VISION.

¿Qué tipo de promoción vale más con mi público? ¿Qué clase de producto recomendado es más fiable para i clientela? ¿Cual les resuelve más?

Sólo compro lo que creo que puedo vender dando calidad, confianza y profesionalidad a mis pacientes y clientes. Que al fin y al cabo ellos son los que van a tener ese producto y lo van a valorar. Y con ello, valorarán mi servicio.

-Cuarto: es la hora que más me gusta. Mi hora de numeritos, numeritos. Que es realmente la parte que más sufrimos todos. ¿Cuánto pido? ¿Qué descuento? ¿Qué bonificación? Como siempre, lo primero es lo primero. Y lo primero son dos cosas que hay que tener muy claras y muy bien estudiadas a lo largo del año:

  • Qué progresión de ventas tengo objetivada para el año y cómo voy con respecto a ese objetivo.
  • Cuánto moví el año anterior de esa categoría/campaña/producto en el periodo de tiempo en el cual quiero venderlo

Teniendo esto en cuenta mi lista de tareas es la siguiente:

Aplico el porcentaje de subida estimado. Si este porcentaje es menor que el que había estimado, ajusto el total. Es decir si tenía un 5% de crecimiento en venta libre, teniendo en cuenta que mi venta de la categoría a planificar, en este caso la Solar representa un % tal del total, calculo más o menos cuanto en bruto puedo proveer vender este año comparando el año anterior y aplicando la subida objetivada del porcentaje.

¡Ojo! Si mi objetivo en Enero era un crecimiento de un 5% en total (sin entrar a los crecimientos programados por familias o categorías que también se deberían hacer en un Plan de Marketing) y a día 15 de Abril llevo un acumulado de un 3%… no hay que hacerse un lío. Ni llevarse las manos a la cabeza. Si no ser realista y ajustar manteniendo lo que queremos crecer y cómo lo vamos a hacer crecer.

Por esto es muy importante tener claro el Plan Estratégico y los objetivos en papel y en la cabeza para no desviarnos del camino marcado y volvernos locos…

“Vamos mal, pero es que en verano vamos a crecer un 50% más que en invierno”

O no.

Para poder decidir esto habrá que mirar: el acumulado hasta la fecha de crecimiento/decrecimiento que llevas sobre año anterior, el completado sobre objetivo, la comparativa del año anterior por periodos para estudiar el comportamiento de la venta en los periodos que nos interesan (Si el año pasado en invierno ibas igual y de pronto en verano la venta se disparó hay que estudiar los motivos de la misma y si estos son replicables, y entonces liarse el turbante a la cabeza)

-Una vez teniendo claro el % de subida o bajada que he estimado en esa categoría, priorizo por orden mis proveedores Vips a los que no lo son, dando más peso a quien considere que por negociación, precio, promoción, ayuda, condiciones o facturación vaya a funcionar mejor. Normalmente es un mix de todo pero aunque me prometan la Luna… yo me quedo con mi satélite particular.

-Hecho esto, estadística en mano de año anterior, estadística en mano de posibles listas de “más vendidos” como NIELSEN o cualquiera que todos podemos encontrar o pedir a allegados, distribuidora, llámese como se llame, voy eligiendo “Mi surtido”, priorizando lo que pueda funcionar mejor y lo que pueda gustar más y por supuesto lo más importante.

Lo que haga que mis clientes y pacientes estén más contentos y felices.

Al fin y al cabo el centro son ellos.

Y una vez decidido esto, escrito en un documento y registrado, contabilizado en un Excel, controlada en un calendario la facturación, la entrega, la devolución, la promoción y calculado el precio que quiero poder poner o que debo poner…

Mando un mail con el pedido a mi proveedor. Siempre por escrito.

¿Y que hago durante el periodo de la promoción? Obviamente la campaña no la he pedido desde el minuto 0 al 100% de lo que he provisionado puedo vender en un tiempo completo. Calculo con respecto a los tiempos de facturación un 70% de lo que puedo llegar a vender y con eso es con lo que negocio. Y por supuesto, negocio posibles reposiciones a las mismas condiciones (que en general nunca ponen problemas) de forma que me aseguro que una vez terminada la campaña:

  • Si he cumplido el objetivo mi stock ha disminuido ese 70% del total de mi provisión más las reposiciones que he realizado teniendo un remanente de seguridad si se da el caso. Y si no, habiendo vendido el 85-90% del producto el día que me pasan la factura del laboratorio. De forma que he recuperado lo invertido, parte del beneficio y he podido aumentar mi beneficio y mi rotación.

  • Si no he cumplido el objetivo, ese 70% ha sido posiblemente suficiente para hacer frente con precios, novedades y calidad a la campaña temporal, sin ahogarme en mil unidades y de forma que he calculado que con ese 70% a día D de cobro he vendido el 90% de los productos. De forma que ni me he sobre-stockado, ni he estropeado mi rotación, ni tengo stock muerto, ni he comprado más de lo que puedo pagar. Eso sí, debo recoger mi Plan Estratégico Anual y mis objetivos y valorarlos con respecto a lo que yo creía en Enero y la situación actual.

Realmente no es complicado y es algo que todos, todos de una manera u otra hacemos

shutterstock_123216640

Ale, @drogodependienta. Espero tu Feedback, you know sis! This is amazing! ¡¡Pajaritos y Unicornios!!

Y a los demás espero que os haya gustado y siento mucho, mucho, mucho el retraso.

Como estamos en verano, nos han llegado a todos un par de informaciones que nos han puesto los pelos de punta recojo una lanza con la campaña de protección solar  de Heliocare, que me ha parecido divertida y muy,muy directa. No soy de poner marcas, pero para estos mensajes, creo que hay que dar crédito.

Y digo.

¡No seamos pandas!

original.jpg

Cómo comenzar…

0d3f2efa52cdb1d0da2c2f315d6e5077

Es cierto, y nadie lo puede negar, que cuando queremos empezar algo el problema en sí mismo es empezarlo. El saber por donde comenzar a hilar y a enlazar los hechos o las palabras para ir tejiendo frases y terminar creando capítulos e incluso libros.

Comenzar es algo difícil, quizás los más difícil desde mi punto de vista en todos los ámbitos a los que me puedo enfrentar tanto en los retos diarios como en los retos “sorpresa”. Es un reto por sí mismo.

Así que comienzo mi primera entrada del blog con, lógicamente, lo que nos da de comer.

La Farmacia.

 Todo el mundo conoce lo que es una Farmacia… ese local o edificio con una cruz colgada que brilla, a veces mucho, a veces poco, y que te dice la temperatura, la hora o incluso te da las gracias al pasar por ella.

Ante todo amabilidad, que para eso somos profesionales sanitarios.

Pero, ¿cómo comienza el día a día en una farmacia? Cómo comienza esa mañana cuando abrimos la puerta, dejamos el bolso, el maletín, el portátil o al crío y nos ponemos la bata o el uniforme con nuestra placa identificativa que se asemeja a los calzoncillos de Superman. ¡Cuidado! Esa placa con tu nombre te da superpoderes

Pone Farmaceutico.

¿Y que es un Farmacéutico? Creo que nos perdemos en el tercer ejemplo detrás de sanitario, emprendedor, médico, amigo…

Como decía, abrimos el cerrojo de la farmacia, llega nuestro repartidor del pedido de la mañana, saludamos a nuestr@s compañeros y a sus legañas, y entonces…

Entonces el día a día nos come. Empezamos a correr, a apagar fuegos, a rellenar papeles, a hacer recetas, a atender a Doña Manuela que hoy viene con ganas de chachara, a escuchar que Antonia, nuestra compañera lo está pasando fatal con su novio, a ver que llega otro pedido, que tienes dos manos y te faltan seis, a que un médico se ha equivocado con las dosis y te estás volviendo loco descifrando la letra, lo que te dice el paciente y el vademecum escrito en chino.

A… a… a… y al día le salen tres cabezas, doce cuernos, tres piernas y pasa a ser DíaDia. Así con mayúsculas y con apellido si me dejáis. ¿Y qué hacemos? Aparte de mordernos la lengua para no gritar, nos volvemos locos y entonces,  nos perdemos.

Bien, pues hay que luchar contra ese bicho como sea puesto que sino lo hacemos de nada vale saber vender, controlar, formar, contabilizar o hacer caja. Estaremos condenados a ir arrastrándonos detrás del monstruo y a rezar porque el día salga bien recitando los rosarios uno detrás de otro. Vamos que no controlamos nada y simplemente nos limitamos a dejarnos llevar. Debemos paliarlo comenzando a asumir, interiorizar y ejercer una simple frase.

Gestionar como lo que realmente somos, gerentes.

La gestión sin embargo  por si misma no nos dice nada, no sabemos ejercerla ni definirla salvo para determinadas acciones unidas a formas de trabajo o a tareas que realizamos diariamente. Sin embargo la Gestión es todo eso y más. Es la base de cualquier negocio que quiere, puede y lucha por salir adelante. Lamentablemente, gracias a DíaDía lo que necesitamos para desarrollarla es lo que menos tenemos.

Tiempo.

Como seguro sabréis y sino la wikipedia nos lo chiva amablemente, la gestión es básicamente algo tan simple como el asumir la responsabilidad (y el compromiso) de conducir y llevar a buen puerto una empresa, una idea o cualquier proyecto. Algo tan extrapolable como gestionar la vida. Pensemos ese concepto.

Pero sobretodo se basa en cuatro principios o pasos tan lógicos como complicados a veces de cumplir.

Planificar-> Organizar -> Dirigir-> Controlar

La gestión no es solo algo muy bonito que se usa para todo y que queda supercool en las frases cuando alguien quiere “tirarse el moco”. “Voy a gestionar el stock”, “Irene, gestioname estas citas”, “Estoy gestionándome las vacaciones”…Algunos a veces se gestionan hasta las borracheras.

La gestión es un concepto. Un concepto amplio y profundo que nos dice adonde vamos y sobretodo dónde y cómo queremos ir. Y sin saber donde y como queremos ir, posiblemente nos perdamos por el camino, terminemos cogiendo atajos y entonces… Entonces empezamos con las quejas, las excusas, la crisis, que la gente no compra, que hoy Antonia me ha distraído más horas de las que debía… Como decía un español bastante famosete, empezamos con que la abuela fuma.

Y aquí empieza nuestra “gestión”, esa que todos creemos que hacemos todos los días al subir el cerrojo y que comienza a hundirse como se hundió el Titanic: lenta e irreversiblemente.

Para ese momento ya estamos soltando la famosa frase de “Es que el día a día me come por los pies, porque no tengo tiempo, y porque la abuela fuma”

¿Y que pasa cuando creo que no tengo tiempo?

Que no planifico. Que no pienso, que no decido, que no prevengo, que no me paro y todo se vuelve una locura, y pierdo los papeles y me quiero dar cabezazos contra el mostrador a ver si abriéndome la cabeza se me ocurre alguna gloriosa idea. Y nos ponemos a intentar gestionar el caos y DíaDía se está partiendo la caja en la botica mientras tu te tiras de los pelos. De los tuyos y de los de Antonia la pobre, a la que encima el novio ha dejado.

Podría comenzar hablando de la gestión, del marketing, del stock (que lo haré porque soy friki de gestionar hasta el mínimo detalle para poder terminar ahorrando mi energía de forma eficiente y enfocarla en más campos y en tareas más entretenidas). Podría, cierto,  pero mi primera entrada va precisamente al mayor problema que tenemos todos: farmacéuticos, madres, amas de casa e incluso profesores…

La gestión de nuestro tiempo.

Nadie tiene tiempo nunca porque todos estamos acostumbrados a ir a ciegas sin saber que nos saltará encima en el próximo paso. Y sino planificas, estas más perdido que un pulpo en un garaje… Pensareis… ¿Qué me estas contando? Bueno, pues un cuento donde a veces hay que pararse, abrir el cierre de la farmacia, respirar hondo y pensar.

¡Si!,¡Pensar para poder planificarte el día mínimamente!

Porque gestionar empieza por planificar, y para planificar y adelantarse un poco al temible monstruo del DíaDía (con tres cabezas que no paran de hablar y de pedir, que parece que la boca se la ha hecho un mendigo) hay que pensar. Pensar qué queremos hacer, que hay que hacer, qué paso voy a dar o si simplemente hoy voy a tomarme unas horas o minutos para sentarme a pensar en mi negocio, trabajo o farmacia la cual quiero mejorar y de paso mejoro yo como individuo y persona.

Que aquí estamos para ganar y crecer, no nos llevemos a engaños, no para ir corriendo como pollos sin cabeza a apagar el fuego. Para eso están los bomberos que además a ciertas personas les alegra la vista y el ánimo.

Evidentemente, no hay una gestión del tiempo optima para todos, pero si existe una gestión válida para cada uno y cada uno debe saber gestionar el tiempo que tiene para lo importante. Lo que llamamos Priorizar y Planificar.

¿Qué queremos conseguir con nuestro tiempo? ¿A quien o a qué queremos repartir todas esas horas dentro de las 24 diarias de las que disponemos?. ¿Qué es lo básico, lo importante, lo urgente?. Empezando por lo básico de cualquier humano que respira, come y duerme, lo siguiente en nuestra lista de la compre es cumplir nuestras labores profesionales, disfrutar de nuestro tiempo, formarnos y mantenernos sanotes.

Y para ello y gracias a una interesante sesión sobre este tema y sobre DíaDía, saqué algunas ideas que he empezado a obligarme a que sean mis “imprescindible del días”.

El punto cero es comprender, asumir e interiorizar que planificar es algo imprescindible y tan necesario como el respirar. No hace falta planificar todo, todo pero si  lo esencial y prioritario para que no se nos escape de nuestro control. Los compromisos o aquellas acciones que normalmente pasan a ser “aquello que tengo que hacer si o si pero ya si eso las hago mañana”.

Y en ese momento, increíblemente, empezamos a aprender a gestionar. Un poquito, tampoco vamos a creernos McGiver.

Nuestro mayor aliado para tamaña función es sin duda la agenda. Pero no ese libraco con frases supercool en la portada que queda tan bonito encima del mostrador, la mesa, el estudio o en el rincón al lado de la caja de recetas que estoy revisando. No. La Agenda, es la que cumplo  para lo programado pero que no me esclaviza, sino que me ayuda. Y que muchas veces me permite diferenciar entre lo urgente y lo importante.

La agenda tiene algo que me encanta. Es mi BFF en el trabajo.¡Posee papel en donde se puede escribir!. Podeís reíros, pero en mi lucha contra DíaDía, lo primero que hacía cuando entraba por la puerta de la farmacia era abrir a mi colega Agenda y hacer una lista de prioridades.

¡Y siempre tenía tiempo! Porque gastar 60 0 90 segundos de mi día en eso era factible y me ayudaba a poder pensar los siguientes cinco minutos en esa lista que he apuntado, o he ido apuntando, ahorrando quizás horas en empezar a apagar fuegos sin control.

DSC_0030

Y en ese momento comenzaba la gestión del día y de la farmacia. He de decir que mi agenda es un asco, esta llena de listas y tareas y todas, todas las de días anteriores están tachadas, algunas tienen asteriscos o están pasadas a otro día y ampliadas porque veía que podía sacar más jugo a esa tarea. Eso sí, todas las hojas están llenas.

Cuando la cerraba tras 5 minutos la agenda, ponía la mano encima, me permitía pensar en lo que había escrito y la dejaba cerca de donde estaba “por si acaso”, ya tenía planificado casi todo lo que debía hacer. ¡Y no habían pasado ni quince minutos de mis siete horas de turno!

¿A qué es fácil?

Pues creo que ese debe ser el primer paso en el día a día de nuestra profesión para no perdernos entre las mil y una cosas que tenemos que hacer… y para ponernos como meta el mejorar, que al fin y al cabo es lo que queremos la inmensa mayoría en nuestra vida.

Por eso de ser técnica y profesional os dejo una matriz curiosa que me pasaron no hace mucho pero que se parece, en bonito y nivel “pro” a lo que yo solía tener adjunta en mi ordenador.

La matriz de lo importante/Urgente.

Tiempo

Esto os ayudará creo a luchar contra DíaDía y quizás a diferenciar un poco lo prioritario, porque todo es importante pero no todo es urgente.

Tenemos que comenzar a pensar en la Gestión como algo más grande que stocks, y números… Algo tan grande y relativo como el tiempo.

Porque como ya decía alguien muy listo:

“Amigos, el tiempo es oro.”