La Toma de Decisiones, ese equilibrio entre el equipo

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Como siempre, estas entradas “sorpresa” suelen venir de la mano de una conversación,una idea, una palabra o frase dicha en un momento dado sin pensar o de una persona.

      Hoy, para variar, mi querida @Susitravel  ha dicho esa frase mágica que ha obligado a mi cerebro a reevaluarse, y a plantearse momentos filosóficos que luego salen por aquí.

Culpas a ella, se diría.. pero no! La responsabilidad y la decisión de escribir este post es únicamente mía.

      Y es que tanto en la vida, como en el trabajo hay un punto, un      momento crucial que no se valora o cuya valoración suele ser baja pero que enfrenta cualquier movimiento que se realiza por el ser humano porque como por desgracia muchas cosas, se da por hecho que se hace, se hace bien y que es algo que se realiza todos los días.

           El tomar una decisión.

Y muy importa, el saber, conocer y valorar quien la toma. En la farmacia, como pyme o empresa pequeña el flujo de responsabilidades no es solo bastante importante, sino en algunos momentos crucial. Al fin y al cabo es un negocio sanitario privado que da servicios públicos (viva la discrepancia) ¿Y si en un momento dado dudas y no sabes si dispersar A ó E?¿O si has de elegir un método de acción que puede influir en que un hipertenso puede hacer seguimiento o no de su tensión o salud?¿O si los compañeros, o subordinados o empleados están tomando aptitudes que no se ajustan a tu manera de hacer, de trabajar o pensar?

Al final, tomar o no la decisión de una acción es aceptar la responsabilidad tanto del resultado, como de la ejecución de la acción de su origen y de su final.

La decisión es responsabilidad y para asumir y estar bien con cada acción y decisión que se toma se debe poseer o entrenar la aptitud y actitud.

La palabra de moda de estos años ha sido “Proactividad”. ¿Cuántos currículos no han llegado con esa palabra enmarcada en negrita? ¿Cuántas veces es real en las acciones dicha cualidad? Y cuando tenemos personas, o trabajadores que integran este adjetivo, ¿Cuántas veces se les valora dejándoles hacer, o confiando en ellos?

La proactividad muchas veces se ve coartada por el miedo, o la indecisión o incluso la mala comunicación de los responsables jerárquicos y en muchos casos llegamos a situaciones de frustración o “pasotismo”.

Y es que hay una realidad, las excusas existen, y a veces pueden ser válidad, aunque nunca son profesionales.

La toma de decisiones, por tanto, ha de estar bien estructurada, tanto conceptualmente como prácticamente, e incluso en un Organigrama que facilite la comunicación y el entendimiento así como la responsabilidad de las distintas funciones, acciones y misiones premiendo y valorando a quien tenga esa Aptitud o capacidad de responsabilizarse de su trabajo, formando al equipo para que adquieran esa capacidad y a su vez dándole las herramientas y el conocimiento para que puedan solventar una acción y tomen la decisión sin miedo.

Han de sentirse parte de un flujo y una organización de comunicación y de intercambio de información veraz y lógica donde entiendan la importancia de lo que hacen, de cómo lo hacen y por qué lo hacen y que permita que cualquier decisión quede registrada, tratada, compartida y asumida por el individuo y el equipo.

Y es que el equipo cuando tenga que decidir, que solucionar, que evaluar tiene que saber cómo hacerlo y sobretodo por qué hacerlo. Que sienta el respaldo y que en caso de incertidumbre pueda preguntar y a la vez tener la humildad para dejarse aconsejar.

Porque errar es de humanos y nadie es infalible ni perfecto… pero todos podemos mejorar siendo tremendamente buenos y eficaces de per se.

Culpabilizar es fácil, al fin y al cabo es un mecanismo primario instintivo de defensa y supervivencia que todos llevamos integrado, pero tras la culpa siempre hay una responsabilidad, un hecho ejecutado o una decisión tomada que ha de poder evaluarse y felicitarse o solucionarse de una manera u otra.

Este flujod e decisiones e información bien ejecutado, con lógica y con solidaridad nos llevara a un 95% de casos de éxito y lo más importante, un bien que a veces también se desvalora y que posiblemente en nuestro oficio tanto con los compañeros, trabajadores o superiores así como los pacientes y clientes es sumamente importante.

Confianza.

Por tanto, cuando deleguemos, cuando preguntemos, cuando evaluemos y formemos hay que generar confianza, poner en marcha procesos que permitan tomar decisiones y compartir las mismas con las personas que hacen el día a día en la farmacia con la seguridad que todo es para un fin de mejora.

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Y solucionar, resolver y ayudar son tres verbos que posiblemente debamos empezar a incorporar diariamente a nuestro diccionario sustituyendo los “No sé, no estaba yo en ese momento”, “No entiendo nada”, “Eso no lo he hecho yo” o el clásico “Venga usted mañana que esta mi compañero/jefe/el conejito de Duracell”.

Tenemos que empezar a deshacer las expresiones que generan desconfianza en las personas que atendemos y generar acciones que contribuyan a que la persona a la que relatan un problema sea capaz de tomar decisiones, o buscar soluciones evitando la falta de implicación en dichos hechos.

Así que resumiendo, si conocéis a alguien en vuestro equipo que sea responsable, que solucione y que resuelva… Valoradlo. Y si vosotros mismos entendéis la importancia de tomar decisiones y sois de los que vivís dando soluciones.. Enseñadlo. Compartidlo. Mimetizarlos.

Al final, tres mentes piensan mejor que una, y seis manos trabajan más rápido y mejor coordinadas que dos.

Todo termina en cómo gestiones a tu gente.

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No seamos … Que el Veranos ya llegó.

Hace un año, concretamente por estas fechas, hice varias decisiones y prometí varias cosas.

Hace un año me decidí a escribir un blog que por motivos laborales he tenido abandonado por falta de tiempo, que no de ganas…

Hace un año conocí a una farmacéutica que puedo llamar ahora amiga y casi Gemelier (Esa Drogo), y le prometí un post de campañas. Pero como hace un año estaba en una circunstancia laboral completamente distinta no podía centrar ese tema correctamente porque lo reconozco.

Sin datos no soy persona.

Bien tengo datos, calentitos, recién salidos del horno. Y he vuelto a hacer mis “superprevisiones” para las campañas anuales (teniendo en cuenta que ahora mismo no las puedo tener al 100% debido a múltiples circunstancias que no vienen al caso)

¡Al Lío!

Este año como todos los años comienza una nueva etapa, pero para mí el reto es doble:

  • Por una parte la farmacia está como quien dice Renaciendo de sus cenizas. Y digo literalmente renaciendo… aún no tengo claro si nos va a salir del huevo un Fénix o una gallina …

  • Por otra parte, programar campañas sin saber exactamente cómo vas a crecer, sin datos, sin estadísticas y en algo completamente nuevo es la mayoría de las veces echar una moneda al aire o lo parece… ¡Pero no! Al final gracias a dios todo es cuantificable. ¡Alabadas sean la matemáticas!

Total, amiga DROGO… ¿Cómo comienzo mi maravilloso periplo de las campañas?

¡Pues desde el principio! Como todo.

Calendar

– Primero: Planifico las grandes campañas anuales de forma que en un calendario estudio la temporalidad de las mismas y coloco fechas de comienzo y fin. Realmente esto es parte de un Plan Estratégico de Marketing que todos deberíamos tener… Hecho lo cual, estructuro los meses por campañas y promociones que tengo claro que voy a realizar (obviando lo que pueda ir surgiendo mes a mes por distintas opciones).

De esta forma me organizo para poder planificar también las citas con los distintos proveedores e incluso puedo organizar el Plan de Formación para el equipo de cara a que cuando comience la temporalidad del producto no solo tenga el mismo, sino que mi equipo esté preparado y listo para poder resolver, responder y solucionar cualquier posible imprevisto del producto.

-Segundo: En grandes campañas, como por ejemplo Solares (¡Oh vaya, casualidad!) planifico las visitas con los laboratorios que me interesan, con los que ya he trabajado o con los que me pueden ofrecer alguna novedosa innovación. Para esto último el twitter es una delicia porque la comunicación entre compañeros sirve para ver qué hay en el mercado y de qué muchas veces no nos podemos fiar.  Organizo las reuniones con los proveedores, y me planifico bien la visita con la finalidad de negociar absolutamente todo lo que considero imprescindible y luego lo que considero importante. Mi fin es que  de esta reunión pueda valorar tanto aspectos del producto como aspectos de la distribución y de la evolución del pedido.

De nada me sirve pedir 300 solares a un precio fantástico para comérmelos después, o que sea una promoción genial pero luego no poder venderla porque no tiene apoyo.

Si el laboratorio me da, yo doy al laboratorio.

Win, win.

-Tercero: con todas las propuestas sobre la mesa, realmente elijo mis opciones. No todo me vale, no todo es genial y no podemos tener de todo. Priorizo la filosofía de mi Farmacia o negocio y en consecuencia elijo lo que voy a comprar.

Sobretodo tengo clara mi VISION.

¿Qué tipo de promoción vale más con mi público? ¿Qué clase de producto recomendado es más fiable para i clientela? ¿Cual les resuelve más?

Sólo compro lo que creo que puedo vender dando calidad, confianza y profesionalidad a mis pacientes y clientes. Que al fin y al cabo ellos son los que van a tener ese producto y lo van a valorar. Y con ello, valorarán mi servicio.

-Cuarto: es la hora que más me gusta. Mi hora de numeritos, numeritos. Que es realmente la parte que más sufrimos todos. ¿Cuánto pido? ¿Qué descuento? ¿Qué bonificación? Como siempre, lo primero es lo primero. Y lo primero son dos cosas que hay que tener muy claras y muy bien estudiadas a lo largo del año:

  • Qué progresión de ventas tengo objetivada para el año y cómo voy con respecto a ese objetivo.
  • Cuánto moví el año anterior de esa categoría/campaña/producto en el periodo de tiempo en el cual quiero venderlo

Teniendo esto en cuenta mi lista de tareas es la siguiente:

Aplico el porcentaje de subida estimado. Si este porcentaje es menor que el que había estimado, ajusto el total. Es decir si tenía un 5% de crecimiento en venta libre, teniendo en cuenta que mi venta de la categoría a planificar, en este caso la Solar representa un % tal del total, calculo más o menos cuanto en bruto puedo proveer vender este año comparando el año anterior y aplicando la subida objetivada del porcentaje.

¡Ojo! Si mi objetivo en Enero era un crecimiento de un 5% en total (sin entrar a los crecimientos programados por familias o categorías que también se deberían hacer en un Plan de Marketing) y a día 15 de Abril llevo un acumulado de un 3%… no hay que hacerse un lío. Ni llevarse las manos a la cabeza. Si no ser realista y ajustar manteniendo lo que queremos crecer y cómo lo vamos a hacer crecer.

Por esto es muy importante tener claro el Plan Estratégico y los objetivos en papel y en la cabeza para no desviarnos del camino marcado y volvernos locos…

“Vamos mal, pero es que en verano vamos a crecer un 50% más que en invierno”

O no.

Para poder decidir esto habrá que mirar: el acumulado hasta la fecha de crecimiento/decrecimiento que llevas sobre año anterior, el completado sobre objetivo, la comparativa del año anterior por periodos para estudiar el comportamiento de la venta en los periodos que nos interesan (Si el año pasado en invierno ibas igual y de pronto en verano la venta se disparó hay que estudiar los motivos de la misma y si estos son replicables, y entonces liarse el turbante a la cabeza)

-Una vez teniendo claro el % de subida o bajada que he estimado en esa categoría, priorizo por orden mis proveedores Vips a los que no lo son, dando más peso a quien considere que por negociación, precio, promoción, ayuda, condiciones o facturación vaya a funcionar mejor. Normalmente es un mix de todo pero aunque me prometan la Luna… yo me quedo con mi satélite particular.

-Hecho esto, estadística en mano de año anterior, estadística en mano de posibles listas de “más vendidos” como NIELSEN o cualquiera que todos podemos encontrar o pedir a allegados, distribuidora, llámese como se llame, voy eligiendo “Mi surtido”, priorizando lo que pueda funcionar mejor y lo que pueda gustar más y por supuesto lo más importante.

Lo que haga que mis clientes y pacientes estén más contentos y felices.

Al fin y al cabo el centro son ellos.

Y una vez decidido esto, escrito en un documento y registrado, contabilizado en un Excel, controlada en un calendario la facturación, la entrega, la devolución, la promoción y calculado el precio que quiero poder poner o que debo poner…

Mando un mail con el pedido a mi proveedor. Siempre por escrito.

¿Y que hago durante el periodo de la promoción? Obviamente la campaña no la he pedido desde el minuto 0 al 100% de lo que he provisionado puedo vender en un tiempo completo. Calculo con respecto a los tiempos de facturación un 70% de lo que puedo llegar a vender y con eso es con lo que negocio. Y por supuesto, negocio posibles reposiciones a las mismas condiciones (que en general nunca ponen problemas) de forma que me aseguro que una vez terminada la campaña:

  • Si he cumplido el objetivo mi stock ha disminuido ese 70% del total de mi provisión más las reposiciones que he realizado teniendo un remanente de seguridad si se da el caso. Y si no, habiendo vendido el 85-90% del producto el día que me pasan la factura del laboratorio. De forma que he recuperado lo invertido, parte del beneficio y he podido aumentar mi beneficio y mi rotación.

  • Si no he cumplido el objetivo, ese 70% ha sido posiblemente suficiente para hacer frente con precios, novedades y calidad a la campaña temporal, sin ahogarme en mil unidades y de forma que he calculado que con ese 70% a día D de cobro he vendido el 90% de los productos. De forma que ni me he sobre-stockado, ni he estropeado mi rotación, ni tengo stock muerto, ni he comprado más de lo que puedo pagar. Eso sí, debo recoger mi Plan Estratégico Anual y mis objetivos y valorarlos con respecto a lo que yo creía en Enero y la situación actual.

Realmente no es complicado y es algo que todos, todos de una manera u otra hacemos

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Ale, @drogodependienta. Espero tu Feedback, you know sis! This is amazing! ¡¡Pajaritos y Unicornios!!

Y a los demás espero que os haya gustado y siento mucho, mucho, mucho el retraso.

Como estamos en verano, nos han llegado a todos un par de informaciones que nos han puesto los pelos de punta recojo una lanza con la campaña de protección solar  de Heliocare, que me ha parecido divertida y muy,muy directa. No soy de poner marcas, pero para estos mensajes, creo que hay que dar crédito.

Y digo.

¡No seamos pandas!

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