Organigramas, my news best Friends Forever.

Es curioso como a veces ciertas frases hacen que la bombilla se te encienda en la cabeza, chasques los dedos, cojas el ordenador y te pongas a escribir like posesa el poco tiempo que tienes en ese día. Hoy me ha pasado eso al leer un twitt de mi querida @susitravel.

Si no la conocéis, debéis empezar a conocerla. Está un poco loca, le gusta mucho comer  y sobretodo sabe. Sabe un huevo. Y es “to maja”.

El twitt en cuestión ha sido este:

Twite

Que una persona como Susi, a la que considero una gran profesional “en esto de la Farmacia”, y que además como Farma 2.0 tiene unos cuantos seguidores, me diga que soy digna de mención para dentro del mostrador en el blog… es como cuando te comes dos kilos de helado de Häggen Dausch de una tajada o te toca el mp3 en la tómbola.

Subidón, subidón y no del Tauritón.

Entonces me he puesto a pensar en  la farmacia, si es que alguna vez dejo de pensar en ella, y retomando mi querido DíaDía con sus tres cabezas que nos come y sus cuatro cuernos, he vuelto a enfundarme la espada y el escudo para buscar soluciones que me ayuden a luchar con él.

Puedo sonar controvertido o raro el decir que mucha de la culpa de que nunca tengamos tiempo es básicamente nuestra, pero la realidad es esa. Muchas veces es el no saber y otras el querer hacer. ¿Cuántos no os identificáis con farmacéutico que todo lo quiere hacer, y encima a su manera pero que claro, no tiene el tiempo para hacerlo todo? Y que se queja. Y que empieza el día con el pie izquierdo cuando ve que de las 4 cosas que iba  a hacer ha hecho  dos, y que ha perdido la agenda (maaaal)

Y que además comete el mayor error de todos… No sabe delegar o le cuesta muchísimo porque quiere que todo se haga a su manera, y a veces no caemos que cada uno tiene su manera y que a veces es tan o más eficiente la del vecino como la nuestra. Pero no, hoy no voy a hablar de “Delegar Si, Delegar No”. Los referéndum en verano dan un poco de cosica y hasta Noviembre no me toca.

Mi intención hoy es dar cuerpo y plasmar algo que todos tenemos en nuestra cabeza pero que, nuevamente, jamás ponemos en papel o dejamos claro.O que muy pocos hacemos. Y es que el tiempo, igual que se gestiona para poder repartirlo en funciones, ha de gestionarse en las personas que pueden realizar esas funciones que queremos hacer a nuestra manera.

Por tradición, a lo largo de los años creo que todos hemos oído esa famosa frase que junto al “Por si acaso” es de las más nombradas y famosas en una botica. Una del Top Ten.

“Aquí todo el mundo sabe/hace de todo”.

Que en la realidad después ni es así, ni se ejecuta así. Y tampoco es la manera más óptima y eficaz de hacer las cosas y repartir el trabajo, pero oye, la farmacia no deja de ser una pyme pequeña-mediana donde todos somos hermanos.

Personalmente, que todo el mundo sepa hacer de todo es bastante utópico puesto que hay que tener en cuenta que no a todo el mundo se le da bien todo, y no todo el mundo le gusta todo lo que hace, lo que conlleva que cuando toca algo que no te gusta hacer, le gana la desgana y al final ni se aprende a hacer bien, ni se quiere.

Llamadme loca.

Pero bien, aquí estamos, con muchas funciones, cosas, pendientes, acciones que hacer, un equipo, muchas manos y una mente (la tuya) para guiar y liderar. Basándonos simplemente en la lógica que impera cuando  tú o quien gestiona es la cabeza pensante, por lógica es imposible que esa persona haga todo. Por lógica y por justicia divina, e incluso por salud.

La mental.

No confundamos por favor  la Organización de funciones con la ignorancia de las funciones ni con la jerarquización de las personas. Nadie habla de quien está por encima, o por abajo… Sino que hablo de realizar un Organigrama, una organización de todo lo que hay que hacer, cuando hay que hacerlo y sobretodo…

Quien tiene que hacerlo y por qué.

Esto no va de que yo soy más que tú, sino que de lo que tengo que hacer y de lo que me comprometo a hacer. Va de que cada uno sea responsable de lo que le toca pero no porque lo haya dicho mi jefe, sino porque es parte de mi compromiso con la empresa/farmacia/persona con y para la que trabajo.

Un organigrama bien planteado es fundamental para el buen funcionamiento tanto de la farmacia como del equipo.

  • Todo el mundo va a tener claras sus funciones, grupales e individuales, lo que probablemente generará menos fricciones. Y de paso, adivinad… ¡Estamos Gestionando! (Equipo y tiempo.)
  • Un Organigrama nos ayuda a poner sobre papel realmente lo que se hace en la farmacia, lo que es indispensable, lo que es del día a día e incluso ayuda a gestionar las posibles urgencias. Nos ayuda a ser conscientes de cómo, en qué y cuanto se trabaja.
  • Un Organigrama es un compromiso por ambas partes. Los demás tienen claras las funciones, pero tú también sabes qué funciones hacen y si me precias es un guión de trabajo al que todo trabajador se compromete.

Es más, un organigrama bien planteado ayudará a gestionar turnos y repartir algunas responsabilidades entre tu equipo ayudando a su vez a delegar.

Un ejemplo que he hecho en cinco minutillos:

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¿A qué es bonito? ¿Cómo empezamos?

Cada uno en su farmacia sabe quién se encarga de qué (o quien te gustaría que se encargase de qué pero aún no se lo has planteado) y de quien depende “X” función, así como quienes depende de esa función. Que sea Auxiliar o Farmacéutico no es tan importante tanto en cuanto las tareas que realicen sean o no de x responsabilidad.

Una vez que tenemos claro, qué puestos hay, hay que definir quién hace qué.

Yo siempre he empezado por la base del Organigrama que no es ni más ni menos que las funciones básicas en los turnos de cada uno teniendo en cuenta de quién es la responsabilidad de cada turno en la resolución de los problemas. Por lógica, el Adjunto es la cabeza visible de la farmacia cuando el Director Técnico no está, por lo que indirecta y directamente se responsabiliza de las personas que trabajan con él. En caso de más de un Adjunto o Sustituto en el turno, es determinante definir bien las tareas y responsabilidades de cada uno para así saber quien ejecuta qué.

Ambas cosas son completamente compatibles y no deben dar lugar a enfrentamientos, sino a que con el tiempo unos y otros terminen apoyándose, ayudándose y pidiendo y dando soluciones a los posibles “fuegos del DíaDía”.

Se debe, por tanto, realizar una definición de tareas (que dependen de los conocimientos aplicables al puesto), competencias y responsabilidades para cada uno de los cargos, plasmarla para el colectivo e incluso si se quiere motivar y generar una corriente de confianza, debatirla con el equipo.

Lógicamente, este último pensamiento puede o no ser el adecuado y se basa propiamente en mi experiencia y manera de pensar, hacer y trabajar. Por lo que debatir o no es una opción personal que desde mi punto de vista puede generar mucha riqueza con el equipo, entre el equipo y para el equipo.

Bien, siguiendo esta línea de pensamiento, cuando estamos definiendo la tareas si tenemos  en cuenta las competencias, las cuales abarcan aptitudes, actitudes, conocimientos y rasgos de personalidad podremos precisar y predecir en un futuro el éxito de las tareas

Por lo tanto la Tarea asignada en el organigrama dependerá en su de la Actitud (basándonos en que ésta es la interpretación del conocimiento), la conducta y el comportamiento.

Es pues una necesidad, quizás un alivio también, el observar aquellos comportamientos habituales del equipo y las personas que lo componen para que posibiliten el éxito de esta o este en su actividad y en su función.

Y es que no hay mejor motivación que hacer el trabajo bien hecho. Luego se agradece además hacerlo en el tiempo que tienes que hacerlo, e irte a casa a tu hora con una sensación genial de haber aprovechado el día.

Por poner un ejemplo de tareas que pueden ser básicas o no, no a todo el mundo le gusta hacer Fórmulas Magistrales, pero si en la entrevista para el puesto de Adjunto de la tarde, el candidato mostrará una inclinación a ello y se comprometiera a ello, se le añadiría como tarea a realizar en la descripción de su Puesto.

Funciones

Para esto, dentro del Organigrama hay que definir las competencias de cada uno de forma clara, concisa y por supuesto consensuada (en caso de que se amplíen las básicas) de forma que podrán ser medibles evitando las dudas.

Hay que tener en cuenta que para todos los puestos no valen todas las personas y según las funciones descritas encajan mejor unas que otras, según sus competencias.

Podemos hablar de muchas competencias: negociación, decisión, presentación oral, comunicación oral, planificación, sensibilidad, atención a los problemas, sensatez, tolerancia al estrés, y teniendo en cuenta éstas, implementar responsabilidad y funciones consensuadas con la persona.

Sin embargo la primera competencia que hay que desarrollar y tener en cuenta tanto para los que trabajan contigo como para ti mismo es la Responsabilidad. Y esto vuelve a ser algo personal, pero desde mi experiencia, si alguien no se responsabiliza de lo que va a hacer, cómo lo va a hacer y donde lo va a hacer, estamos pidiendo peras al Olmo.

Porque evidentemente todos podemos fallar, equivocarnos y cagarla, y buscar culpables. Pero la responsabilidad, la respuesta útil y válida a la acción es lo que vale para el buen funcionamiento del todo. Y si alguien en un equipo, en su vida, en su casa o donde sea, por mucha culpabilidad que admita no asume la responsabilidad y aprende de las acciones, daremos más pasos hacía atrás que hacía adelante.

Por lo tanto, para fomentar, para asentar y dejar claro que en esta/esa/aquella/mia/tuya farmacia, la competencia de Responsabilidad es algo esencial, el documento y el organigrama pasan a ser un compromiso de ambas partes.

Esta documentación cumplimentada, clara y hablada será parte de la documentación que se entregue al equipo, tanto nuevo como antiguo y formará parte del papeleo firmado.

Parte del contrato que vincula a la persona contigo, con tu empresa, con tu farmacia y con tu tiempo.

Como siempre os dejo a mi amiga la Wiki que lo explica todo tan bien y un enlace que me pareció interesante sobre el tema y que también lo explica en términos técnicos bastante bien.

http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

Y por supuesto recordad:

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Cómo comenzar…

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Es cierto, y nadie lo puede negar, que cuando queremos empezar algo el problema en sí mismo es empezarlo. El saber por donde comenzar a hilar y a enlazar los hechos o las palabras para ir tejiendo frases y terminar creando capítulos e incluso libros.

Comenzar es algo difícil, quizás los más difícil desde mi punto de vista en todos los ámbitos a los que me puedo enfrentar tanto en los retos diarios como en los retos “sorpresa”. Es un reto por sí mismo.

Así que comienzo mi primera entrada del blog con, lógicamente, lo que nos da de comer.

La Farmacia.

 Todo el mundo conoce lo que es una Farmacia… ese local o edificio con una cruz colgada que brilla, a veces mucho, a veces poco, y que te dice la temperatura, la hora o incluso te da las gracias al pasar por ella.

Ante todo amabilidad, que para eso somos profesionales sanitarios.

Pero, ¿cómo comienza el día a día en una farmacia? Cómo comienza esa mañana cuando abrimos la puerta, dejamos el bolso, el maletín, el portátil o al crío y nos ponemos la bata o el uniforme con nuestra placa identificativa que se asemeja a los calzoncillos de Superman. ¡Cuidado! Esa placa con tu nombre te da superpoderes

Pone Farmaceutico.

¿Y que es un Farmacéutico? Creo que nos perdemos en el tercer ejemplo detrás de sanitario, emprendedor, médico, amigo…

Como decía, abrimos el cerrojo de la farmacia, llega nuestro repartidor del pedido de la mañana, saludamos a nuestr@s compañeros y a sus legañas, y entonces…

Entonces el día a día nos come. Empezamos a correr, a apagar fuegos, a rellenar papeles, a hacer recetas, a atender a Doña Manuela que hoy viene con ganas de chachara, a escuchar que Antonia, nuestra compañera lo está pasando fatal con su novio, a ver que llega otro pedido, que tienes dos manos y te faltan seis, a que un médico se ha equivocado con las dosis y te estás volviendo loco descifrando la letra, lo que te dice el paciente y el vademecum escrito en chino.

A… a… a… y al día le salen tres cabezas, doce cuernos, tres piernas y pasa a ser DíaDia. Así con mayúsculas y con apellido si me dejáis. ¿Y qué hacemos? Aparte de mordernos la lengua para no gritar, nos volvemos locos y entonces,  nos perdemos.

Bien, pues hay que luchar contra ese bicho como sea puesto que sino lo hacemos de nada vale saber vender, controlar, formar, contabilizar o hacer caja. Estaremos condenados a ir arrastrándonos detrás del monstruo y a rezar porque el día salga bien recitando los rosarios uno detrás de otro. Vamos que no controlamos nada y simplemente nos limitamos a dejarnos llevar. Debemos paliarlo comenzando a asumir, interiorizar y ejercer una simple frase.

Gestionar como lo que realmente somos, gerentes.

La gestión sin embargo  por si misma no nos dice nada, no sabemos ejercerla ni definirla salvo para determinadas acciones unidas a formas de trabajo o a tareas que realizamos diariamente. Sin embargo la Gestión es todo eso y más. Es la base de cualquier negocio que quiere, puede y lucha por salir adelante. Lamentablemente, gracias a DíaDía lo que necesitamos para desarrollarla es lo que menos tenemos.

Tiempo.

Como seguro sabréis y sino la wikipedia nos lo chiva amablemente, la gestión es básicamente algo tan simple como el asumir la responsabilidad (y el compromiso) de conducir y llevar a buen puerto una empresa, una idea o cualquier proyecto. Algo tan extrapolable como gestionar la vida. Pensemos ese concepto.

Pero sobretodo se basa en cuatro principios o pasos tan lógicos como complicados a veces de cumplir.

Planificar-> Organizar -> Dirigir-> Controlar

La gestión no es solo algo muy bonito que se usa para todo y que queda supercool en las frases cuando alguien quiere “tirarse el moco”. “Voy a gestionar el stock”, “Irene, gestioname estas citas”, “Estoy gestionándome las vacaciones”…Algunos a veces se gestionan hasta las borracheras.

La gestión es un concepto. Un concepto amplio y profundo que nos dice adonde vamos y sobretodo dónde y cómo queremos ir. Y sin saber donde y como queremos ir, posiblemente nos perdamos por el camino, terminemos cogiendo atajos y entonces… Entonces empezamos con las quejas, las excusas, la crisis, que la gente no compra, que hoy Antonia me ha distraído más horas de las que debía… Como decía un español bastante famosete, empezamos con que la abuela fuma.

Y aquí empieza nuestra “gestión”, esa que todos creemos que hacemos todos los días al subir el cerrojo y que comienza a hundirse como se hundió el Titanic: lenta e irreversiblemente.

Para ese momento ya estamos soltando la famosa frase de “Es que el día a día me come por los pies, porque no tengo tiempo, y porque la abuela fuma”

¿Y que pasa cuando creo que no tengo tiempo?

Que no planifico. Que no pienso, que no decido, que no prevengo, que no me paro y todo se vuelve una locura, y pierdo los papeles y me quiero dar cabezazos contra el mostrador a ver si abriéndome la cabeza se me ocurre alguna gloriosa idea. Y nos ponemos a intentar gestionar el caos y DíaDía se está partiendo la caja en la botica mientras tu te tiras de los pelos. De los tuyos y de los de Antonia la pobre, a la que encima el novio ha dejado.

Podría comenzar hablando de la gestión, del marketing, del stock (que lo haré porque soy friki de gestionar hasta el mínimo detalle para poder terminar ahorrando mi energía de forma eficiente y enfocarla en más campos y en tareas más entretenidas). Podría, cierto,  pero mi primera entrada va precisamente al mayor problema que tenemos todos: farmacéuticos, madres, amas de casa e incluso profesores…

La gestión de nuestro tiempo.

Nadie tiene tiempo nunca porque todos estamos acostumbrados a ir a ciegas sin saber que nos saltará encima en el próximo paso. Y sino planificas, estas más perdido que un pulpo en un garaje… Pensareis… ¿Qué me estas contando? Bueno, pues un cuento donde a veces hay que pararse, abrir el cierre de la farmacia, respirar hondo y pensar.

¡Si!,¡Pensar para poder planificarte el día mínimamente!

Porque gestionar empieza por planificar, y para planificar y adelantarse un poco al temible monstruo del DíaDía (con tres cabezas que no paran de hablar y de pedir, que parece que la boca se la ha hecho un mendigo) hay que pensar. Pensar qué queremos hacer, que hay que hacer, qué paso voy a dar o si simplemente hoy voy a tomarme unas horas o minutos para sentarme a pensar en mi negocio, trabajo o farmacia la cual quiero mejorar y de paso mejoro yo como individuo y persona.

Que aquí estamos para ganar y crecer, no nos llevemos a engaños, no para ir corriendo como pollos sin cabeza a apagar el fuego. Para eso están los bomberos que además a ciertas personas les alegra la vista y el ánimo.

Evidentemente, no hay una gestión del tiempo optima para todos, pero si existe una gestión válida para cada uno y cada uno debe saber gestionar el tiempo que tiene para lo importante. Lo que llamamos Priorizar y Planificar.

¿Qué queremos conseguir con nuestro tiempo? ¿A quien o a qué queremos repartir todas esas horas dentro de las 24 diarias de las que disponemos?. ¿Qué es lo básico, lo importante, lo urgente?. Empezando por lo básico de cualquier humano que respira, come y duerme, lo siguiente en nuestra lista de la compre es cumplir nuestras labores profesionales, disfrutar de nuestro tiempo, formarnos y mantenernos sanotes.

Y para ello y gracias a una interesante sesión sobre este tema y sobre DíaDía, saqué algunas ideas que he empezado a obligarme a que sean mis “imprescindible del días”.

El punto cero es comprender, asumir e interiorizar que planificar es algo imprescindible y tan necesario como el respirar. No hace falta planificar todo, todo pero si  lo esencial y prioritario para que no se nos escape de nuestro control. Los compromisos o aquellas acciones que normalmente pasan a ser “aquello que tengo que hacer si o si pero ya si eso las hago mañana”.

Y en ese momento, increíblemente, empezamos a aprender a gestionar. Un poquito, tampoco vamos a creernos McGiver.

Nuestro mayor aliado para tamaña función es sin duda la agenda. Pero no ese libraco con frases supercool en la portada que queda tan bonito encima del mostrador, la mesa, el estudio o en el rincón al lado de la caja de recetas que estoy revisando. No. La Agenda, es la que cumplo  para lo programado pero que no me esclaviza, sino que me ayuda. Y que muchas veces me permite diferenciar entre lo urgente y lo importante.

La agenda tiene algo que me encanta. Es mi BFF en el trabajo.¡Posee papel en donde se puede escribir!. Podeís reíros, pero en mi lucha contra DíaDía, lo primero que hacía cuando entraba por la puerta de la farmacia era abrir a mi colega Agenda y hacer una lista de prioridades.

¡Y siempre tenía tiempo! Porque gastar 60 0 90 segundos de mi día en eso era factible y me ayudaba a poder pensar los siguientes cinco minutos en esa lista que he apuntado, o he ido apuntando, ahorrando quizás horas en empezar a apagar fuegos sin control.

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Y en ese momento comenzaba la gestión del día y de la farmacia. He de decir que mi agenda es un asco, esta llena de listas y tareas y todas, todas las de días anteriores están tachadas, algunas tienen asteriscos o están pasadas a otro día y ampliadas porque veía que podía sacar más jugo a esa tarea. Eso sí, todas las hojas están llenas.

Cuando la cerraba tras 5 minutos la agenda, ponía la mano encima, me permitía pensar en lo que había escrito y la dejaba cerca de donde estaba “por si acaso”, ya tenía planificado casi todo lo que debía hacer. ¡Y no habían pasado ni quince minutos de mis siete horas de turno!

¿A qué es fácil?

Pues creo que ese debe ser el primer paso en el día a día de nuestra profesión para no perdernos entre las mil y una cosas que tenemos que hacer… y para ponernos como meta el mejorar, que al fin y al cabo es lo que queremos la inmensa mayoría en nuestra vida.

Por eso de ser técnica y profesional os dejo una matriz curiosa que me pasaron no hace mucho pero que se parece, en bonito y nivel “pro” a lo que yo solía tener adjunta en mi ordenador.

La matriz de lo importante/Urgente.

Tiempo

Esto os ayudará creo a luchar contra DíaDía y quizás a diferenciar un poco lo prioritario, porque todo es importante pero no todo es urgente.

Tenemos que comenzar a pensar en la Gestión como algo más grande que stocks, y números… Algo tan grande y relativo como el tiempo.

Porque como ya decía alguien muy listo:

“Amigos, el tiempo es oro.”