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Check, check, check, check

¿Os suena los “Check list”? Yo últimamente tengo pesadillas con ellos debido a @susitravel. Que no para de pedírmelos para supervisar el funcionamiento en la farmacia.

Pero, ¿realmente son tan importantes?

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La respuesta es . Está claro que en el mundo cambiante en el que estamos, donde la Farmacia cada vez tiene mucho de Salud, mucho de Retail y mucho de Atención tener un control sobre las acciones que se llevan a cabo, los nuevos proyectos o el trabajo del día a día nos ayuda con la foto Finish de en qué punto estamos en nuestro funcionamiento y cómo podemos seguir.

Evidentemente los controles para nuevas ideas no son lo mismo que para la supervisión de tareas diarias ni para auto inspecciones pero la herramienta para ver si su desarrollo es adecuado sí.

“Check List”

¿Y que es lo que yo llamo Check List? ¡Fácil! Es una lista de tareas que se deben llevar a cabo en un tiempo estimado y que si se realizan de manera eficiente, real y correcta se chequea como terminada.

Pero no todo vale, un Check list decente solo tiene en cuenta los puntos de control necesarios y realmente importantes que al medir nos dirán si vamos por buen camino o si por el contrario se nos ha ido la cabeza.

A día de hoy, en el día a día de la farmacia, un “Check List” diario de las tareas de cada miembro y del conjunto del equipo nos ayuda a llevar un control y además a que ellos lleven un control de lo que realmente han hecho y si lo han hecho o nos hemos dejado engullir por el día a día como casi siempre.

Por lo tanto hay que establecer “Puntos de control”. Acciones que se deben hacer Si o si en el periodo de tiempo que creamos que se necesita y que una vez hecho se chequea.

He de reconocer que soy muy fan del “Doble Check” y es el que permite auto inspeccionarte e inspeccionar si realmente las personas se están auto inspeccionando. No sirve de nada si tachando cuadraditos para quedar bien y que luego llegue el momento de que esa acción está bien hecha y…

¡Sorpresa!

No está ni siquiera empezada. Por eso además de la lista de tareas Diarias/Semanal/Mensual que rellenamos día a día (son 0,5 segundos tras tarea) en nuestro Panel de funciones, el gerente debe plantearse el tener unos “Check List” propios de control para asegurar que esa tareas se están realizando de verdad.

¿Cómo lo hacemos?

Yo, que soy muy de “andar por casa” uso como siempre a mi amigo Excel y a mi amigo Word. Básicamente en Excel podemos hacer una tabla de funciones diarias con responsables, horas y acciones para generar una rutina de funciones que todo el mundo entienda y cumpla. (Para ello siempre habrá que comunicar cómo queremos trabajaren una Reunión de Equipo)

En esa propia Tabla de Funciones, de la que soy muy fan también, colgarla en un tamaño mínimo A3 en la Rebotica accesible a todo el mundo (que para eso están las paredes funcionales). Y al lado los Check list diarios que al rellenar deben hacerlo por nombre y turno. De igual forma se puede ser un poco más 3.0 y usar Apps de Tareas personalizadas y enlazadas con el equipo que rellenen en dos toques a la pantalla. Ejemplo serían “Wunder List”, una app sencilla y que permite portfolios.

https://www.wunderlist.com/es/

De esta forma se puede controlar que no se te olvida nada, y por otra parte el Gerente puede estudiar estadísticamente quien realiza todas las funciones, si hay alguna función que tiene un alto porcentaje de incumplimiento porque no dé tiempo, esté mal estructurado el planteamiento de las mismas, o quien es más eficiente y quién no. Y tomar decisiones.

Por otra parte, semanalmente, o quincenalmente, el Gerente puede hacer un Check list propio con puntos de control importantes que aseguren que todo marcha bien o algo se ha escapado.

¿Herramientas? Desde una simple hoja de Word a rellenar, hasta una Tablet con un  que te permita ir acumulando datos exportables. He de decir que hoy en día con el Smartphone en la mano esta es la opción más sencilla y que te va a permitir tener más datos estadísticos porque se graba.

Eso sí, siempre pensar muy bien los puntos de control, porque tanto el defecto como el exceso son malos consejeros. ¿Qué es lo importante y qué lo prioritario? ¿Qué es de todos los días y qué de cada x tiempo?

Al final, un trabajo bien explicado, organizado y controlado se agradece por parte propia y por parte del equipo.

Y es que, como dice el dicho, “Lo que no se mide no existe”

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Autor:

Farmaceutica, lectora, intento de deportista, activa y feliz. Y un poco friki, disfrutando de lo que me gusta, cuando me gusta.

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