Publicado en Equipo y Motivación, Gestiones varias

Érase una vez los KPI´s y la vuelta al Cole.

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La vuelta al cole ha empezado y con ello la vuelta a la rutina y a las cosas que en verano dejamos en un kitkat, que el Sol es muy bueno, pero también muy malo y claro…

Esas cañitas, esas terracitas, ese calor que no te deja dormir. ¡Ay el verano! ¡Qué de cuentos e historias nos pasan en dos meses!

Pero aquí estamos de nuevo. Con más ganas, con más ideas y con más conocimientos, porque somos más sabios (que no más viejos). Yo este verano he tenido de todo, y de todo un poco voy a hablar aquí.

Lo mejor de mi verano han sido sobretodo los debates y cambios de opiniones que siempre enriquecen a uno como persona y como profesional. Y que mirando al mar se llevan con muchísimo mejor ánimo. Recuerdo uno en particular que mezclo tres temas que a mí, personalmente me apasionan: Gestión de equipo, liderazgo y Kpi´s.

¡Toma ya! Menuda mezcla…

Para empezar, discutíamos qué Kpi´s eran actualmente más funcionales. Kpi´s… es un nombre que me hace tanta gracia. Es como cuando digo muchas veces Gingivitis, que me produce cosquillas en el paladar. Esta manía nuestra de poner “nombres cool” a cosas que antes ya usábamos.

que-es-un-kpi Para ir al grano, los Kpi´s, como ya sabréis, viene de la definición inglesa de Key Perfomance Indicator, o lo que es igual y para nosotros castellano parlantes de a pie: Indicadores de Desempeño. Aquello que nos da datos, información, nos susurra cómo vamos, cómo nos estamos desempeñando con respecto al objetivo que hemos establecido o con respecto a una comparativa de actividad anterior (dícese en mi lenguaje común, que lo bien o lo mal que vamos con respecto al año anterior y la leche que nos ha dado si seguimos así. En lenguaje común playero.)

Los Kpi’s es algo que toda la vida hemos utilizado, pero que pocas veces entendemos, transmitimos o traducimos correctamente. O que se queda en el olvido. Vamos, que se saca, se asiente y mañana ya no me acuerdo. Un indicador no deja de ser un dato, un número o un porcentaje que hay que saber interpretar y a veces tanto dato en la cabeza hace que traspapelemos lo que realmente importa.

¿Os he dicho alguna vez que yo soy una amante de la estadística? Creo que a pesar que la asignatura era un auténtico horror en la carrera (la odiaba, en serio) es un campo matemático increíble que además se enlaza con el campo de la comprensión numérica, financiera y si me dejas divagar, hasta de comprensión de la vida. Una bonita relación de Amor-Odio.

En este mundo de exceso de información lo que más tenemos son datos, datos y más datos. Todos indicadores de algo, que nos dan información y que tenemos que aprender a interpretar, traducir y quizás usar para corregir. Bueno quizás no, en el caso de la farmacia el KPI debe ayudarnos a tomar decisiones y a plantearnos estrategias y objetivos sobre una base sólida, a analizar su desempeño y a poder dar marcha atrás, parar o evolucionar el camino a seguir en un momento dado.

Yo que soy fan del KPI también diré que hay mil datos y que te puedes volver loco cogiendo uno u otro. Así que he decidido poner los que más uso, mes a mes y cómo los interpreto.

Como ejercicio de vuelta al cole, me encantaría que vosotros me dijerais los que soléis usar, y por qué. Esto sería un debate genial, ya que es tremendamente enriquecedor que alguien te explique cómo ve el mundo, su negocio y su proyecto con datos y como los interpreta. Y que así aprendo yo también, que es lo más divertido en esta vida. Aprender.

Siempre podemos aprender.

Bien, yo mes a mes siempre analizo algunos indicadores que para mi son mis Imprescindibles, mis VIK (Very Important Key)

  • Los tickets medios mensuales y acumulados. Ya sabéis que ahora mismo se manejan tres tipos de tickets medios:
  • Lógicamente las ventas (totales mensuales y acumuladas del año) y hago un porcentaje de Progresión o regresión con respecto al mismo periodo temporal del año anterior.
    1.  Ticket libre: que es todo aquello que no tiene aportación y se vende bien por dispensación, bien por venta activa
    2. Ticket mixto: lo que yo llamo la venta de Atención Farmacéutica al 100%. Es aquella que posee líneas de aportación y líneas de venta libre, y que si está bien hecha (a mi manera de entender siempre) busca solucionar un problema o efecto adverso o necesidad del paciente que ha venido a por una dispensación y donde esta misma le puede ocasionar alguna incidencia. Normalmente son ventas complementarias o las tan famosas cruzadas. (ej.: Claritromicina con Colutorios)
    3. Ticket de aportación: la venta de dispensación del SSAA
  • Las ventas acumuladas del mes y medias diarias por empleado de libre, total y aportación (tanto en % como en bruto) y su progresión comparativa con respecto al año anterior.
  • La progresión en porcentaje y la comparativa con años anteriores de las 3 categorías mensuales que más han facturado
  • La variación del Stock, y su media mensual y acumulada.
  • Índice de Rotación
  • Margen sobre ventas (y compras)
  • EL IBB (Índice de Beneficio Bruto) o lo que lo llamaban nuestros profes en la carrera, la Rentabilidad Bruta. Si esa fórmula “to reshulona” de:

 IBB =  Margen x Rotación

Toda esta información la tenía ya protocolizada en una plantilla donde iba metiendo datos mensuales que se me iban traduciendo en indicadores en un maravilloso Excel.

Pero tras esta foto, que es muy bonita y da muchos datos, numeritos y tal… Tocaba lo que a mi verdaderamente me parece indispensable y que realmente es lo que a veces se nos escapa.

La interpretación y la transmisión a mis compañeros de esta.

Porque sí, creo que si queremos hacer una buena Gestión de equipo, que si queremos que la gente se involucre, que se sienta parte de algo (que es mucho mejor que ser parte de nada), que asuma lo bueno y lo malo y se conciencie de su trabajo… Creo que hay que contar como si fuera un cuento la foto del estado de la farmacia.

Para mí, esta foto mensual era necesario tanto contarla, como entenderla e interiorizarla. Una vez, en un curso el profesor hizo una pregunta muy simple. “¿Cuántos de vosotros sabéis lo que habéis vendido este mes?”

Levantamos la mano dos… de trece personas.

Esta foto, estos datos, estos número nos dicen algo más que si se han vendido x € o si hay un índice de rotación de 6,7u 8. Nos dice si lo estamos haciendo bien, si vamos por buen camino, nos ayuda a saber cómo vamos, a planificar cómo podemos ir… A pensar. ¿Os acordais? ¡Qué importante es pararse a pensar!

Y es algo que hay que interpretar. Por poner un ejemplo, cada mes yo me aprendía la venta bruta del mes del año anterior porque de esa manera podía transmitir a mis compis a mitad de mes si íbamos bien o mal. Si había que apretar, si podíamos tener nuevas ideas o enfocarnos en algo que habíamos pausado a la espera del momento oportuno.

O veía el índice de rotación, para entender si estábamos pidiendo bien, si se nos había ido la mano con el stock, si teníamos que ajustar más o menos los pedidos diarios, si teníamos faltas no justificadas, si estábamos ajustando tantísimo que estábamos provocando esas mismas faltas (y por tanto un error en el servicio que prestábamos y con ellos una bajada en la satisfacción de nuestra gente).

Como profesional, me sentaba en mi taburete con mi papel impreso con mi foto mensual, que no es todo lo específica lógicamente que un balance contable, pero que me está diciendo si el camino de baldosas amarillas sigue amarillo o está anaranjado. Cómo decía, me sentaba, papel y boli  en mano y empezaba a traducir, a fijarme en lo que iba bien y teníamos que mantener o mejorar, en lo que había descendido y teníamos que apretar, a apuntar ideas en el papel.

A reflexionar. A tomar decisiones. A planificar estrategias. A comparar objetivos previamente definidos…

A gestionar.

Y después, con mi foto contaba mi traducción a mis compañeros. Al equipo.  A aquellos que día a día atienden, trabajan, hablan, ríen o lloran en la farmacia para que ellos supiesen como iba la cosa y por supuesto, que me aportasen ideas.

Y empezábamos a debatir, a sacar conclusiones de “porque esto, porque lo otro, y esto cómo está así, que mal que mal, o que bien que bien”, a cambiar ideas, a ver cómo íbamos en los objetivos, a hacer Brain Storming, a poder solventar los problemas o fricciones que pudieran surgir.

Y se hacía una reunión de equipo, se transmitía como líder una situación del negocio y además se motivaba para poder entre todos mejorar, superarnos y animarnos.

Se gestionaba.

Así que ya veis… era uno de los momentos favoritos del mes. La foto de los Kpi´s que tras dos números, tres porcentajes y una plantilla, creaban un equipo, una comunicación, una estrategia, una guía y una meta. A veces iba bien, a veces mal, a veces no iba. Pero se hacía.

De un número,  tocamos cuatro palos fundamentales de cualquier Gestor que se precie llamarse así: Equipo, Comunicación, Motivación y Conocimiento.

Y es que ya lo decía un sabio:

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PD: Siento el retraso, ha sido un verano de locura con muchas cosas buenas, y muchas desmotivadoras pero… lo importante es que aquí estamos. Muchas, muchas gracias a todos los que me leéis, sobre todo a @susitravel que muy sutilmente me da latigazos para que siga haciendo estas cosas. Tenga o no razón cuando divago en estos post.

PD2: No me he olvidado de las campañas @drogodpndienta , pero perdí todo lo que tenía. Esta semana recopilo y te lo paso 😛

Autor:

Farmaceutica, lectora, intento de deportista, activa y feliz. Y un poco friki, disfrutando de lo que me gusta, cuando me gusta.

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