Publicado en Equipo y Motivación, Locuras y menesteres

Organigramas, my news best Friends Forever.

Es curioso como a veces ciertas frases hacen que la bombilla se te encienda en la cabeza, chasques los dedos, cojas el ordenador y te pongas a escribir like posesa el poco tiempo que tienes en ese día. Hoy me ha pasado eso al leer un twitt de mi querida @susitravel.

Si no la conocéis, debéis empezar a conocerla. Está un poco loca, le gusta mucho comer  y sobretodo sabe. Sabe un huevo. Y es “to maja”.

El twitt en cuestión ha sido este:

Twite

Que una persona como Susi, a la que considero una gran profesional “en esto de la Farmacia”, y que además como Farma 2.0 tiene unos cuantos seguidores, me diga que soy digna de mención para dentro del mostrador en el blog… es como cuando te comes dos kilos de helado de Häggen Dausch de una tajada o te toca el mp3 en la tómbola.

Subidón, subidón y no del Tauritón.

Entonces me he puesto a pensar en  la farmacia, si es que alguna vez dejo de pensar en ella, y retomando mi querido DíaDía con sus tres cabezas que nos come y sus cuatro cuernos, he vuelto a enfundarme la espada y el escudo para buscar soluciones que me ayuden a luchar con él.

Puedo sonar controvertido o raro el decir que mucha de la culpa de que nunca tengamos tiempo es básicamente nuestra, pero la realidad es esa. Muchas veces es el no saber y otras el querer hacer. ¿Cuántos no os identificáis con farmacéutico que todo lo quiere hacer, y encima a su manera pero que claro, no tiene el tiempo para hacerlo todo? Y que se queja. Y que empieza el día con el pie izquierdo cuando ve que de las 4 cosas que iba  a hacer ha hecho  dos, y que ha perdido la agenda (maaaal)

Y que además comete el mayor error de todos… No sabe delegar o le cuesta muchísimo porque quiere que todo se haga a su manera, y a veces no caemos que cada uno tiene su manera y que a veces es tan o más eficiente la del vecino como la nuestra. Pero no, hoy no voy a hablar de “Delegar Si, Delegar No”. Los referéndum en verano dan un poco de cosica y hasta Noviembre no me toca.

Mi intención hoy es dar cuerpo y plasmar algo que todos tenemos en nuestra cabeza pero que, nuevamente, jamás ponemos en papel o dejamos claro.O que muy pocos hacemos. Y es que el tiempo, igual que se gestiona para poder repartirlo en funciones, ha de gestionarse en las personas que pueden realizar esas funciones que queremos hacer a nuestra manera.

Por tradición, a lo largo de los años creo que todos hemos oído esa famosa frase que junto al “Por si acaso” es de las más nombradas y famosas en una botica. Una del Top Ten.

“Aquí todo el mundo sabe/hace de todo”.

Que en la realidad después ni es así, ni se ejecuta así. Y tampoco es la manera más óptima y eficaz de hacer las cosas y repartir el trabajo, pero oye, la farmacia no deja de ser una pyme pequeña-mediana donde todos somos hermanos.

Personalmente, que todo el mundo sepa hacer de todo es bastante utópico puesto que hay que tener en cuenta que no a todo el mundo se le da bien todo, y no todo el mundo le gusta todo lo que hace, lo que conlleva que cuando toca algo que no te gusta hacer, le gana la desgana y al final ni se aprende a hacer bien, ni se quiere.

Llamadme loca.

Pero bien, aquí estamos, con muchas funciones, cosas, pendientes, acciones que hacer, un equipo, muchas manos y una mente (la tuya) para guiar y liderar. Basándonos simplemente en la lógica que impera cuando  tú o quien gestiona es la cabeza pensante, por lógica es imposible que esa persona haga todo. Por lógica y por justicia divina, e incluso por salud.

La mental.

No confundamos por favor  la Organización de funciones con la ignorancia de las funciones ni con la jerarquización de las personas. Nadie habla de quien está por encima, o por abajo… Sino que hablo de realizar un Organigrama, una organización de todo lo que hay que hacer, cuando hay que hacerlo y sobretodo…

Quien tiene que hacerlo y por qué.

Esto no va de que yo soy más que tú, sino que de lo que tengo que hacer y de lo que me comprometo a hacer. Va de que cada uno sea responsable de lo que le toca pero no porque lo haya dicho mi jefe, sino porque es parte de mi compromiso con la empresa/farmacia/persona con y para la que trabajo.

Un organigrama bien planteado es fundamental para el buen funcionamiento tanto de la farmacia como del equipo.

  • Todo el mundo va a tener claras sus funciones, grupales e individuales, lo que probablemente generará menos fricciones. Y de paso, adivinad… ¡Estamos Gestionando! (Equipo y tiempo.)
  • Un Organigrama nos ayuda a poner sobre papel realmente lo que se hace en la farmacia, lo que es indispensable, lo que es del día a día e incluso ayuda a gestionar las posibles urgencias. Nos ayuda a ser conscientes de cómo, en qué y cuanto se trabaja.
  • Un Organigrama es un compromiso por ambas partes. Los demás tienen claras las funciones, pero tú también sabes qué funciones hacen y si me precias es un guión de trabajo al que todo trabajador se compromete.

Es más, un organigrama bien planteado ayudará a gestionar turnos y repartir algunas responsabilidades entre tu equipo ayudando a su vez a delegar.

Un ejemplo que he hecho en cinco minutillos:

Slide1

¿A qué es bonito? ¿Cómo empezamos?

Cada uno en su farmacia sabe quién se encarga de qué (o quien te gustaría que se encargase de qué pero aún no se lo has planteado) y de quien depende “X” función, así como quienes depende de esa función. Que sea Auxiliar o Farmacéutico no es tan importante tanto en cuanto las tareas que realicen sean o no de x responsabilidad.

Una vez que tenemos claro, qué puestos hay, hay que definir quién hace qué.

Yo siempre he empezado por la base del Organigrama que no es ni más ni menos que las funciones básicas en los turnos de cada uno teniendo en cuenta de quién es la responsabilidad de cada turno en la resolución de los problemas. Por lógica, el Adjunto es la cabeza visible de la farmacia cuando el Director Técnico no está, por lo que indirecta y directamente se responsabiliza de las personas que trabajan con él. En caso de más de un Adjunto o Sustituto en el turno, es determinante definir bien las tareas y responsabilidades de cada uno para así saber quien ejecuta qué.

Ambas cosas son completamente compatibles y no deben dar lugar a enfrentamientos, sino a que con el tiempo unos y otros terminen apoyándose, ayudándose y pidiendo y dando soluciones a los posibles “fuegos del DíaDía”.

Se debe, por tanto, realizar una definición de tareas (que dependen de los conocimientos aplicables al puesto), competencias y responsabilidades para cada uno de los cargos, plasmarla para el colectivo e incluso si se quiere motivar y generar una corriente de confianza, debatirla con el equipo.

Lógicamente, este último pensamiento puede o no ser el adecuado y se basa propiamente en mi experiencia y manera de pensar, hacer y trabajar. Por lo que debatir o no es una opción personal que desde mi punto de vista puede generar mucha riqueza con el equipo, entre el equipo y para el equipo.

Bien, siguiendo esta línea de pensamiento, cuando estamos definiendo la tareas si tenemos  en cuenta las competencias, las cuales abarcan aptitudes, actitudes, conocimientos y rasgos de personalidad podremos precisar y predecir en un futuro el éxito de las tareas

Por lo tanto la Tarea asignada en el organigrama dependerá en su de la Actitud (basándonos en que ésta es la interpretación del conocimiento), la conducta y el comportamiento.

Es pues una necesidad, quizás un alivio también, el observar aquellos comportamientos habituales del equipo y las personas que lo componen para que posibiliten el éxito de esta o este en su actividad y en su función.

Y es que no hay mejor motivación que hacer el trabajo bien hecho. Luego se agradece además hacerlo en el tiempo que tienes que hacerlo, e irte a casa a tu hora con una sensación genial de haber aprovechado el día.

Por poner un ejemplo de tareas que pueden ser básicas o no, no a todo el mundo le gusta hacer Fórmulas Magistrales, pero si en la entrevista para el puesto de Adjunto de la tarde, el candidato mostrará una inclinación a ello y se comprometiera a ello, se le añadiría como tarea a realizar en la descripción de su Puesto.

Funciones

Para esto, dentro del Organigrama hay que definir las competencias de cada uno de forma clara, concisa y por supuesto consensuada (en caso de que se amplíen las básicas) de forma que podrán ser medibles evitando las dudas.

Hay que tener en cuenta que para todos los puestos no valen todas las personas y según las funciones descritas encajan mejor unas que otras, según sus competencias.

Podemos hablar de muchas competencias: negociación, decisión, presentación oral, comunicación oral, planificación, sensibilidad, atención a los problemas, sensatez, tolerancia al estrés, y teniendo en cuenta éstas, implementar responsabilidad y funciones consensuadas con la persona.

Sin embargo la primera competencia que hay que desarrollar y tener en cuenta tanto para los que trabajan contigo como para ti mismo es la Responsabilidad. Y esto vuelve a ser algo personal, pero desde mi experiencia, si alguien no se responsabiliza de lo que va a hacer, cómo lo va a hacer y donde lo va a hacer, estamos pidiendo peras al Olmo.

Porque evidentemente todos podemos fallar, equivocarnos y cagarla, y buscar culpables. Pero la responsabilidad, la respuesta útil y válida a la acción es lo que vale para el buen funcionamiento del todo. Y si alguien en un equipo, en su vida, en su casa o donde sea, por mucha culpabilidad que admita no asume la responsabilidad y aprende de las acciones, daremos más pasos hacía atrás que hacía adelante.

Por lo tanto, para fomentar, para asentar y dejar claro que en esta/esa/aquella/mia/tuya farmacia, la competencia de Responsabilidad es algo esencial, el documento y el organigrama pasan a ser un compromiso de ambas partes.

Esta documentación cumplimentada, clara y hablada será parte de la documentación que se entregue al equipo, tanto nuevo como antiguo y formará parte del papeleo firmado.

Parte del contrato que vincula a la persona contigo, con tu empresa, con tu farmacia y con tu tiempo.

Como siempre os dejo a mi amiga la Wiki que lo explica todo tan bien y un enlace que me pareció interesante sobre el tema y que también lo explica en términos técnicos bastante bien.

http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

Y por supuesto recordad:

frase-el-precio-de-la-grandeza-es-la-responsabilidad-winston-churchill-136100

Autor:

Farmaceutica, lectora, intento de deportista, activa y feliz. Y un poco friki, disfrutando de lo que me gusta, cuando me gusta.

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