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Gestión de equipo. Una de las muchas visiones que podemos tener… Porque las personas, somos personas.

Otro Septiembre, otra locura. Particularmente, segunda locura del año… con doble “Vuelta al Cole”. Tras una reforma de esas reformas enormes que llegan a ser pesadilla en Navidad (y estamos en Septiembre) hay que volver a empezar un mes después con nuevas metas y objetivos.

Y más locurón. Porque al final todo parece importante pero no a todo puedes llegar. Dicho sea de paso, he llegado a tener que hacerme una lista inmensa de tareas y pendientes de las que no llevo tachadas ni la mitad con todas las ideas que se me han ocurrido y que hemos recopilado entre las chicas, los clientes y yo.

Toda una nueva aventura que agota muchísimo pero motiva aún más. Nos van los retos. Y mi equipo es la parte  más importante de todo este arduo trabajo.

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He visto estos días “por la internet” una foto con una frase que no le falta razón… Siempre con cabeza obviamente.

26-11

Efectivamente en cualquier empresa, pero sobretodo en las pymes y más en las farmacias, el equipo y su ambiente es primordial. Gestionar de una manera eficiente y lógica además de consecuente a un grupo de personas “cada uno de su madre y de su padre” suele ser una de las tareas que resulta al final más difícil, tediosa y a la vez extenuante… así como una de las tareas más gratificantes.

Gestionar, organizar o mandar son conceptos que en nuestra sociedad se tienen cuadriculados. Quizás sobretodo en España,  donde la figura del jefe es la de un “mandamás” al que muchos critican porque “en el fondo no sabe hacer la o con un canuto”. E jefe es aquel ser superior inaccesible que te pide las cosas para ya, y para ayer.

En una empresa pequeña este pensamiento si llega a suceder, solo genera problemas, problemas y más problemas. Y me atrevo a decir que en una farmacia el problema será mayor, puesto que además de ser pymes de 4 a 13 personas, son puestos en los que la colaboración, la organización y la incentivación lo son todo.

La Farmacia, de por sí, tiene un personal de media cualificado o altamente cualificado, no podemos olvidar que las personas que se encargan de ella son Licenciados o Graduados, y las de menor cualificación son como mínimo Formaciones profesionales. Ergo, dentro de una jerarquía y un organigrama hay que tener en cuenta que son personas que han estudiado, que han tenido cierta iniciativa y que se valoran como profesionales (la mayoría) al haber dedicado “X” tiempo a sacar su carrera u oficio. Eso no quita que a veces siempre haya algún “garbanzo negro” que resulta demasiado tóxico en el equipo. Pero suelen ser personas problemáticas claramente diferenciadas del resto a los que de por si, no hay que dar alas.

También tenemos que tener en cuenta que al ser los horarios comerciales cada vez más globales, la farmacia termina teniendo todos los inconvenientes que cualquier empresa de servicios que posee horarios largos e ininterrumpidos, y que no tiene la facilidad de reemplazo que pueden tener las grandes compañías o franquicias que pueden permitirse rotar personal. De forma que la frase “estamos los que somos, y somos los que estamos” es tan verídica como que el Sol sale por el Este todos los días.

En la Farmacia el equipo, la gente y que todos nos entendamos es importante.

Dicho esto, ¿cómo se consigue un equipo que ruede solo, funcione laboralmente bien y que se respete personalmente?

Es fácil y difícil y sobretodo se basa en la confianza. La confianza de la persona encargada en el equipo, del equipo en la persona encargada, y del equipo entre el equipo.

Por una parte no podemos olvidar que todos, absolutamente todos somos humanos y nos podemos equivocar. Eso no supone que si las equivocaciones son repetidas se levante la mano y entre el “todo vale”, no confundamos. Pero a las personas, y más aquellas que se consideran profesionales, debemos darles el pequeño beneficio de la duda, siempre que esta no suponga aprovecharse de la confianza dada. Ni tanto, ni tan poco.

Por otra parte, hay que seleccionar a la gente de tu equipo de forma que el equipo encaje. Una persona te puede caer estupendamente bien, ser una máquina de la dermocosmética, saberse el abecedario en arameo y no encajar en la personalidad de tu equipo y de lo que tu quieres inculcar en la gente que trabaja para ti o contigo. Ese que de por sí estás eligiendo tu con unas directrices según tu papel de “Líder”. Con tu visión de negocio, y con tu estrategia comercial.

El equipo tiene o debe estar compuesto por personas que puedan aportarse las unas a las otras novedades o virtudes que hagan que se sientan aceptadas y apoyadas. La filosofía de que todos trabajamos remando en una misma dirección, que la opinión del equipo es importante y que las cosas se solucionan, se comunican y se hablan, aunque la decisión y por tanto la responsabilidad final sea de la persona que gestiona al personal es lo que hace que haya una confianza que sea recíproca y que permita continuar rodando todos a una.

Es algo que a veces se olvida con demasiada facilidad. Está bien querer que todo el mundo aporte, opine, haga y tome iniciativas, así como que las funciones que se ponen puedan o no estar consensuadas, se reparta la carga de trabajo y buscar la equidad a la hora de las acciones. Pero al final, la responsabilidad de lo que pase, o de las consecuencias de las acciones que se tomen las tiene que asumir el líder puesto que son sus directrices las que van a cumplirse. Él es el que confía en una acción, en una persona o supervisa y acepta una decisión.

He oído muchos compañeros que se han quejado mucho de “Es que me dijo que hiciera X, lo hice y tras enseñárselo, luego no le gusto y me echó la culpa. Pues yo ya no hago nada más, porque, ¿para qué? Sino se valora, no voy a perder mi tiempo blablabla”.

Motivar a veces se confunde con “el todo vale” y luego cuando llegan consecuencias no deseadas  directamente atacamos a la “cabeza pensante” sin pararnos a pensar si eso que dejamos hacer para motivar al equipo lo hemos siquiera estudiado, valorado y evaluado…  Es decir, cargamos el muerto que no queríamos atajar y matamos al mensajero.

Es importante exlicar que fin queremos ante las ideas que comparten con nosotros, y a su vez, una vez explicado y hablado con el futuro responsable,  si vemos fallas, prevenirlo y  mejorarlo.

Nunca va a hacerse esa idea exactamente como nosotros queríamos que fuera, pero siempre podemos ayudar a mejorar, acercarla a nuestra visión o incluso prevenir posibles consecuencias si escuchamos y discutimos el tema con la persona que en la que vamos a delegar, de forma que esta tenga la correcta sensación de que está apoyado y que su jefe está pendiente, pero confía en ella.

Por otra parte, una de las cuestiones más peliagudas son las libranzas, horarios, vacaciones y fiestas de guardar. Gestionar un equipo no es solo hacer horarios guays, es hacer horarios donde todo el mundo pueda tener el mismo peso del trabajo, que sepan las responsabilidades de todos y que además se ayuden entre ellos de forma sistemática porque lo que no se acabe en ese turno, lo acaba el compañero, pero sin abusar.  Y hoy serás tu, y mañana yo. Evidentemente siempre hay algún listo que se intenta aprovechar.

Aquí entra el gestor, que tiene que cortar esos comportamientos egoístas de raíz.

Gestionar el equipo es escuchar y a veces no escuchar y cortar. Es un equilibrio entre la comprensión, el orden y el mandato. Es buscar un respeto y una fidelidad hacia la empresa, el encargado y su propio trabajo intentando que entiendan que lo que se haga en esa empresa es para el bien de todo el mundo. Se tiene que apreciar el trabajo bien hecho, la intención y la implicación y motivar que haya  más. Y supervisar y aplaudir iniciativas que pueden funcionar, que no pueden funcionar pero pueden estudiarse y enfocarse, y felicitar y agradecer a las personas que están contigo codo con codo y hora tras horas la lucha para sacar un negocio que cada vez tiene más trabas adelante.

Lógicamente esto es muy bonito, super “Happyflower” e ideal. Pero como en todo, y como cada uno es de su padre y de su madre, las fricciones surgen, los problemas, los malos rollos, las malas relaciones, que alguien se lleve mejor con A o con B… los errores recurrentes, las equivocaciones, las desidias etc…

En este caso, hay que tener muy en cuenta que esta es la parte negra de las Gestión de un equipo, y que debemos “coger el toro por los cuernos” y poner las cosas claras. Y que vamos a escuchar y decir cosas que pueden no ser agradables, pero nunca perder el norte ni el respeto. Siempre hay que intentar que esa persona se incorpore al sistema de trabajo y el espíritu del equipo, que al final es tu filosofía y tu visión del negocio. Abrirle la mano pero ser firme en que hay cosas que no se permiten por el bien del equipo, del empresario y de la propia farmacia. Esos  comportamientos negativos para todos deben tener una actuación lo más rápida posible (cosa que es difícil y a veces no se llega a tiempo) y hacer entender a todos que  ser generoso y solidario con los compañeros de manera equilibrada.

Creo que lo más problemático y que no tiene solución la mayoría de las veces a la hora de Gestionar personas y organizar equipos de trabajo es tener una persona irreverente, poco humilde o engreída. Al final, no hay que olvidar que todo es negativo e injusto para todos cuando son cosas que no nos gustan, y que es más fácil quejarse que disfrutar de las cosas que están bien hechas, incluso cuando están superan con creces las cosas malas.

Al final, un equipo tiene que saber qué funciones realiza como equipo, y cada individuo a su vez tiene que tener sus responsabilidades claras y valoradas para que la rueda pueda seguir rodando siendo el líder el eje sobre el que rueda.

Muchas veces la pregunta que se hace, en las charlas de liderazgo, de gestión es ¿cómo hacer un buen equipo? Y la respuesta es fácil porque es la misma respuesta que se tiene que responder cuando hablamos del trato a los pacientes o clientes.

La amabilidad y el respeto abren más puertas de las que cierran. Y las cosas claras, lógicas y explicadas llegan más lejos y profundizan más que las frases cortas e impersonales.

¿Cómo gestiono un equipo? De la misma manera que gestionas a los pacientes. Se empático pero contundente, firme pero comprensivo, alegre pero serio, lógico pero apasionado. Dicen que son virtudes que se “llevan en la sangre” pero yo soy una firme creyente del que “quiere, puede”.

Desarrollar a tu equipo, gestionarlo, que esté cómodo e implicado es un premio como líder y como persona. Es el mayor logro que puedes tener como gestor  de forma que las personas al final sean las perfectas muescas de la rueda que gira en la misma dirección sola. Y eso implica tiempo, paciencia, escucha y a veces contundencia sin perder jamás el respeto.

Así que, buscad los puntos fuertes de las personas, de forma que encaje el puzzle, que sus debilidades se conviertan en oportunidades de aprendizaje y no que terminen siendo amenazas hacia el ambiente de trabajo, resolver las incidencias y los pequeños y grandes problemas de la forma más equitativa y objetiva posible puesto que las cosas solas porque si solas no se resuelven y tomad decisiones cuando se tengan que tomar sin miedo y con respeto. Las decisiones de equipo siempre que se pueda y decisiones propias cuando toque.

Dar la cara por la gente que os rodea y hace que vuestro negocio salga a flote y funcione es algo que todo el mundo agradece y valora ya  que al final del día esa es la misma gente que verás a la mañana siguiente sonriendo y con ganas de volver a verte porque confía en ti.

Y tú en ellos.

PD: Esta es una visión que tengo de cómo hacer las cosas, obviamente hay mil variantes, mil situaciones y mil personalidades y es muy, muy, muy difícil acertar siempre. El trato con las personas es tan amplio que no debemos perder el norte. Pero teniendo las cosas claras y transmitiendolas de esa misma forma, un gran porcentaje de problemas se pueden resolver.

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No seamos … Que el Veranos ya llegó.

Hace un año, concretamente por estas fechas, hice varias decisiones y prometí varias cosas.

Hace un año me decidí a escribir un blog que por motivos laborales he tenido abandonado por falta de tiempo, que no de ganas…

Hace un año conocí a una farmacéutica que puedo llamar ahora amiga y casi Gemelier (Esa Drogo), y le prometí un post de campañas. Pero como hace un año estaba en una circunstancia laboral completamente distinta no podía centrar ese tema correctamente porque lo reconozco.

Sin datos no soy persona.

Bien tengo datos, calentitos, recién salidos del horno. Y he vuelto a hacer mis “superprevisiones” para las campañas anuales (teniendo en cuenta que ahora mismo no las puedo tener al 100% debido a múltiples circunstancias que no vienen al caso)

¡Al Lío!

Este año como todos los años comienza una nueva etapa, pero para mí el reto es doble:

  • Por una parte la farmacia está como quien dice Renaciendo de sus cenizas. Y digo literalmente renaciendo… aún no tengo claro si nos va a salir del huevo un Fénix o una gallina …

  • Por otra parte, programar campañas sin saber exactamente cómo vas a crecer, sin datos, sin estadísticas y en algo completamente nuevo es la mayoría de las veces echar una moneda al aire o lo parece… ¡Pero no! Al final gracias a dios todo es cuantificable. ¡Alabadas sean la matemáticas!

Total, amiga DROGO… ¿Cómo comienzo mi maravilloso periplo de las campañas?

¡Pues desde el principio! Como todo.

Calendar

– Primero: Planifico las grandes campañas anuales de forma que en un calendario estudio la temporalidad de las mismas y coloco fechas de comienzo y fin. Realmente esto es parte de un Plan Estratégico de Marketing que todos deberíamos tener… Hecho lo cual, estructuro los meses por campañas y promociones que tengo claro que voy a realizar (obviando lo que pueda ir surgiendo mes a mes por distintas opciones).

De esta forma me organizo para poder planificar también las citas con los distintos proveedores e incluso puedo organizar el Plan de Formación para el equipo de cara a que cuando comience la temporalidad del producto no solo tenga el mismo, sino que mi equipo esté preparado y listo para poder resolver, responder y solucionar cualquier posible imprevisto del producto.

-Segundo: En grandes campañas, como por ejemplo Solares (¡Oh vaya, casualidad!) planifico las visitas con los laboratorios que me interesan, con los que ya he trabajado o con los que me pueden ofrecer alguna novedosa innovación. Para esto último el twitter es una delicia porque la comunicación entre compañeros sirve para ver qué hay en el mercado y de qué muchas veces no nos podemos fiar.  Organizo las reuniones con los proveedores, y me planifico bien la visita con la finalidad de negociar absolutamente todo lo que considero imprescindible y luego lo que considero importante. Mi fin es que  de esta reunión pueda valorar tanto aspectos del producto como aspectos de la distribución y de la evolución del pedido.

De nada me sirve pedir 300 solares a un precio fantástico para comérmelos después, o que sea una promoción genial pero luego no poder venderla porque no tiene apoyo.

Si el laboratorio me da, yo doy al laboratorio.

Win, win.

-Tercero: con todas las propuestas sobre la mesa, realmente elijo mis opciones. No todo me vale, no todo es genial y no podemos tener de todo. Priorizo la filosofía de mi Farmacia o negocio y en consecuencia elijo lo que voy a comprar.

Sobretodo tengo clara mi VISION.

¿Qué tipo de promoción vale más con mi público? ¿Qué clase de producto recomendado es más fiable para i clientela? ¿Cual les resuelve más?

Sólo compro lo que creo que puedo vender dando calidad, confianza y profesionalidad a mis pacientes y clientes. Que al fin y al cabo ellos son los que van a tener ese producto y lo van a valorar. Y con ello, valorarán mi servicio.

-Cuarto: es la hora que más me gusta. Mi hora de numeritos, numeritos. Que es realmente la parte que más sufrimos todos. ¿Cuánto pido? ¿Qué descuento? ¿Qué bonificación? Como siempre, lo primero es lo primero. Y lo primero son dos cosas que hay que tener muy claras y muy bien estudiadas a lo largo del año:

  • Qué progresión de ventas tengo objetivada para el año y cómo voy con respecto a ese objetivo.
  • Cuánto moví el año anterior de esa categoría/campaña/producto en el periodo de tiempo en el cual quiero venderlo

Teniendo esto en cuenta mi lista de tareas es la siguiente:

Aplico el porcentaje de subida estimado. Si este porcentaje es menor que el que había estimado, ajusto el total. Es decir si tenía un 5% de crecimiento en venta libre, teniendo en cuenta que mi venta de la categoría a planificar, en este caso la Solar representa un % tal del total, calculo más o menos cuanto en bruto puedo proveer vender este año comparando el año anterior y aplicando la subida objetivada del porcentaje.

¡Ojo! Si mi objetivo en Enero era un crecimiento de un 5% en total (sin entrar a los crecimientos programados por familias o categorías que también se deberían hacer en un Plan de Marketing) y a día 15 de Abril llevo un acumulado de un 3%… no hay que hacerse un lío. Ni llevarse las manos a la cabeza. Si no ser realista y ajustar manteniendo lo que queremos crecer y cómo lo vamos a hacer crecer.

Por esto es muy importante tener claro el Plan Estratégico y los objetivos en papel y en la cabeza para no desviarnos del camino marcado y volvernos locos…

“Vamos mal, pero es que en verano vamos a crecer un 50% más que en invierno”

O no.

Para poder decidir esto habrá que mirar: el acumulado hasta la fecha de crecimiento/decrecimiento que llevas sobre año anterior, el completado sobre objetivo, la comparativa del año anterior por periodos para estudiar el comportamiento de la venta en los periodos que nos interesan (Si el año pasado en invierno ibas igual y de pronto en verano la venta se disparó hay que estudiar los motivos de la misma y si estos son replicables, y entonces liarse el turbante a la cabeza)

-Una vez teniendo claro el % de subida o bajada que he estimado en esa categoría, priorizo por orden mis proveedores Vips a los que no lo son, dando más peso a quien considere que por negociación, precio, promoción, ayuda, condiciones o facturación vaya a funcionar mejor. Normalmente es un mix de todo pero aunque me prometan la Luna… yo me quedo con mi satélite particular.

-Hecho esto, estadística en mano de año anterior, estadística en mano de posibles listas de “más vendidos” como NIELSEN o cualquiera que todos podemos encontrar o pedir a allegados, distribuidora, llámese como se llame, voy eligiendo “Mi surtido”, priorizando lo que pueda funcionar mejor y lo que pueda gustar más y por supuesto lo más importante.

Lo que haga que mis clientes y pacientes estén más contentos y felices.

Al fin y al cabo el centro son ellos.

Y una vez decidido esto, escrito en un documento y registrado, contabilizado en un Excel, controlada en un calendario la facturación, la entrega, la devolución, la promoción y calculado el precio que quiero poder poner o que debo poner…

Mando un mail con el pedido a mi proveedor. Siempre por escrito.

¿Y que hago durante el periodo de la promoción? Obviamente la campaña no la he pedido desde el minuto 0 al 100% de lo que he provisionado puedo vender en un tiempo completo. Calculo con respecto a los tiempos de facturación un 70% de lo que puedo llegar a vender y con eso es con lo que negocio. Y por supuesto, negocio posibles reposiciones a las mismas condiciones (que en general nunca ponen problemas) de forma que me aseguro que una vez terminada la campaña:

  • Si he cumplido el objetivo mi stock ha disminuido ese 70% del total de mi provisión más las reposiciones que he realizado teniendo un remanente de seguridad si se da el caso. Y si no, habiendo vendido el 85-90% del producto el día que me pasan la factura del laboratorio. De forma que he recuperado lo invertido, parte del beneficio y he podido aumentar mi beneficio y mi rotación.

  • Si no he cumplido el objetivo, ese 70% ha sido posiblemente suficiente para hacer frente con precios, novedades y calidad a la campaña temporal, sin ahogarme en mil unidades y de forma que he calculado que con ese 70% a día D de cobro he vendido el 90% de los productos. De forma que ni me he sobre-stockado, ni he estropeado mi rotación, ni tengo stock muerto, ni he comprado más de lo que puedo pagar. Eso sí, debo recoger mi Plan Estratégico Anual y mis objetivos y valorarlos con respecto a lo que yo creía en Enero y la situación actual.

Realmente no es complicado y es algo que todos, todos de una manera u otra hacemos

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Ale, @drogodependienta. Espero tu Feedback, you know sis! This is amazing! ¡¡Pajaritos y Unicornios!!

Y a los demás espero que os haya gustado y siento mucho, mucho, mucho el retraso.

Como estamos en verano, nos han llegado a todos un par de informaciones que nos han puesto los pelos de punta recojo una lanza con la campaña de protección solar  de Heliocare, que me ha parecido divertida y muy,muy directa. No soy de poner marcas, pero para estos mensajes, creo que hay que dar crédito.

Y digo.

¡No seamos pandas!

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Érase una vez los KPI´s y la vuelta al Cole.

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La vuelta al cole ha empezado y con ello la vuelta a la rutina y a las cosas que en verano dejamos en un kitkat, que el Sol es muy bueno, pero también muy malo y claro…

Esas cañitas, esas terracitas, ese calor que no te deja dormir. ¡Ay el verano! ¡Qué de cuentos e historias nos pasan en dos meses!

Pero aquí estamos de nuevo. Con más ganas, con más ideas y con más conocimientos, porque somos más sabios (que no más viejos). Yo este verano he tenido de todo, y de todo un poco voy a hablar aquí.

Lo mejor de mi verano han sido sobretodo los debates y cambios de opiniones que siempre enriquecen a uno como persona y como profesional. Y que mirando al mar se llevan con muchísimo mejor ánimo. Recuerdo uno en particular que mezclo tres temas que a mí, personalmente me apasionan: Gestión de equipo, liderazgo y Kpi´s.

¡Toma ya! Menuda mezcla…

Para empezar, discutíamos qué Kpi´s eran actualmente más funcionales. Kpi´s… es un nombre que me hace tanta gracia. Es como cuando digo muchas veces Gingivitis, que me produce cosquillas en el paladar. Esta manía nuestra de poner “nombres cool” a cosas que antes ya usábamos.

que-es-un-kpi Para ir al grano, los Kpi´s, como ya sabréis, viene de la definición inglesa de Key Perfomance Indicator, o lo que es igual y para nosotros castellano parlantes de a pie: Indicadores de Desempeño. Aquello que nos da datos, información, nos susurra cómo vamos, cómo nos estamos desempeñando con respecto al objetivo que hemos establecido o con respecto a una comparativa de actividad anterior (dícese en mi lenguaje común, que lo bien o lo mal que vamos con respecto al año anterior y la leche que nos ha dado si seguimos así. En lenguaje común playero.)

Los Kpi’s es algo que toda la vida hemos utilizado, pero que pocas veces entendemos, transmitimos o traducimos correctamente. O que se queda en el olvido. Vamos, que se saca, se asiente y mañana ya no me acuerdo. Un indicador no deja de ser un dato, un número o un porcentaje que hay que saber interpretar y a veces tanto dato en la cabeza hace que traspapelemos lo que realmente importa.

¿Os he dicho alguna vez que yo soy una amante de la estadística? Creo que a pesar que la asignatura era un auténtico horror en la carrera (la odiaba, en serio) es un campo matemático increíble que además se enlaza con el campo de la comprensión numérica, financiera y si me dejas divagar, hasta de comprensión de la vida. Una bonita relación de Amor-Odio.

En este mundo de exceso de información lo que más tenemos son datos, datos y más datos. Todos indicadores de algo, que nos dan información y que tenemos que aprender a interpretar, traducir y quizás usar para corregir. Bueno quizás no, en el caso de la farmacia el KPI debe ayudarnos a tomar decisiones y a plantearnos estrategias y objetivos sobre una base sólida, a analizar su desempeño y a poder dar marcha atrás, parar o evolucionar el camino a seguir en un momento dado.

Yo que soy fan del KPI también diré que hay mil datos y que te puedes volver loco cogiendo uno u otro. Así que he decidido poner los que más uso, mes a mes y cómo los interpreto.

Como ejercicio de vuelta al cole, me encantaría que vosotros me dijerais los que soléis usar, y por qué. Esto sería un debate genial, ya que es tremendamente enriquecedor que alguien te explique cómo ve el mundo, su negocio y su proyecto con datos y como los interpreta. Y que así aprendo yo también, que es lo más divertido en esta vida. Aprender.

Siempre podemos aprender.

Bien, yo mes a mes siempre analizo algunos indicadores que para mi son mis Imprescindibles, mis VIK (Very Important Key)

  • Los tickets medios mensuales y acumulados. Ya sabéis que ahora mismo se manejan tres tipos de tickets medios:
  • Lógicamente las ventas (totales mensuales y acumuladas del año) y hago un porcentaje de Progresión o regresión con respecto al mismo periodo temporal del año anterior.
    1.  Ticket libre: que es todo aquello que no tiene aportación y se vende bien por dispensación, bien por venta activa
    2. Ticket mixto: lo que yo llamo la venta de Atención Farmacéutica al 100%. Es aquella que posee líneas de aportación y líneas de venta libre, y que si está bien hecha (a mi manera de entender siempre) busca solucionar un problema o efecto adverso o necesidad del paciente que ha venido a por una dispensación y donde esta misma le puede ocasionar alguna incidencia. Normalmente son ventas complementarias o las tan famosas cruzadas. (ej.: Claritromicina con Colutorios)
    3. Ticket de aportación: la venta de dispensación del SSAA
  • Las ventas acumuladas del mes y medias diarias por empleado de libre, total y aportación (tanto en % como en bruto) y su progresión comparativa con respecto al año anterior.
  • La progresión en porcentaje y la comparativa con años anteriores de las 3 categorías mensuales que más han facturado
  • La variación del Stock, y su media mensual y acumulada.
  • Índice de Rotación
  • Margen sobre ventas (y compras)
  • EL IBB (Índice de Beneficio Bruto) o lo que lo llamaban nuestros profes en la carrera, la Rentabilidad Bruta. Si esa fórmula “to reshulona” de:

 IBB =  Margen x Rotación

Toda esta información la tenía ya protocolizada en una plantilla donde iba metiendo datos mensuales que se me iban traduciendo en indicadores en un maravilloso Excel.

Pero tras esta foto, que es muy bonita y da muchos datos, numeritos y tal… Tocaba lo que a mi verdaderamente me parece indispensable y que realmente es lo que a veces se nos escapa.

La interpretación y la transmisión a mis compañeros de esta.

Porque sí, creo que si queremos hacer una buena Gestión de equipo, que si queremos que la gente se involucre, que se sienta parte de algo (que es mucho mejor que ser parte de nada), que asuma lo bueno y lo malo y se conciencie de su trabajo… Creo que hay que contar como si fuera un cuento la foto del estado de la farmacia.

Para mí, esta foto mensual era necesario tanto contarla, como entenderla e interiorizarla. Una vez, en un curso el profesor hizo una pregunta muy simple. “¿Cuántos de vosotros sabéis lo que habéis vendido este mes?”

Levantamos la mano dos… de trece personas.

Esta foto, estos datos, estos número nos dicen algo más que si se han vendido x € o si hay un índice de rotación de 6,7u 8. Nos dice si lo estamos haciendo bien, si vamos por buen camino, nos ayuda a saber cómo vamos, a planificar cómo podemos ir… A pensar. ¿Os acordais? ¡Qué importante es pararse a pensar!

Y es algo que hay que interpretar. Por poner un ejemplo, cada mes yo me aprendía la venta bruta del mes del año anterior porque de esa manera podía transmitir a mis compis a mitad de mes si íbamos bien o mal. Si había que apretar, si podíamos tener nuevas ideas o enfocarnos en algo que habíamos pausado a la espera del momento oportuno.

O veía el índice de rotación, para entender si estábamos pidiendo bien, si se nos había ido la mano con el stock, si teníamos que ajustar más o menos los pedidos diarios, si teníamos faltas no justificadas, si estábamos ajustando tantísimo que estábamos provocando esas mismas faltas (y por tanto un error en el servicio que prestábamos y con ellos una bajada en la satisfacción de nuestra gente).

Como profesional, me sentaba en mi taburete con mi papel impreso con mi foto mensual, que no es todo lo específica lógicamente que un balance contable, pero que me está diciendo si el camino de baldosas amarillas sigue amarillo o está anaranjado. Cómo decía, me sentaba, papel y boli  en mano y empezaba a traducir, a fijarme en lo que iba bien y teníamos que mantener o mejorar, en lo que había descendido y teníamos que apretar, a apuntar ideas en el papel.

A reflexionar. A tomar decisiones. A planificar estrategias. A comparar objetivos previamente definidos…

A gestionar.

Y después, con mi foto contaba mi traducción a mis compañeros. Al equipo.  A aquellos que día a día atienden, trabajan, hablan, ríen o lloran en la farmacia para que ellos supiesen como iba la cosa y por supuesto, que me aportasen ideas.

Y empezábamos a debatir, a sacar conclusiones de “porque esto, porque lo otro, y esto cómo está así, que mal que mal, o que bien que bien”, a cambiar ideas, a ver cómo íbamos en los objetivos, a hacer Brain Storming, a poder solventar los problemas o fricciones que pudieran surgir.

Y se hacía una reunión de equipo, se transmitía como líder una situación del negocio y además se motivaba para poder entre todos mejorar, superarnos y animarnos.

Se gestionaba.

Así que ya veis… era uno de los momentos favoritos del mes. La foto de los Kpi´s que tras dos números, tres porcentajes y una plantilla, creaban un equipo, una comunicación, una estrategia, una guía y una meta. A veces iba bien, a veces mal, a veces no iba. Pero se hacía.

De un número,  tocamos cuatro palos fundamentales de cualquier Gestor que se precie llamarse así: Equipo, Comunicación, Motivación y Conocimiento.

Y es que ya lo decía un sabio:

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PD: Siento el retraso, ha sido un verano de locura con muchas cosas buenas, y muchas desmotivadoras pero… lo importante es que aquí estamos. Muchas, muchas gracias a todos los que me leéis, sobre todo a @susitravel que muy sutilmente me da latigazos para que siga haciendo estas cosas. Tenga o no razón cuando divago en estos post.

PD2: No me he olvidado de las campañas @drogodpndienta , pero perdí todo lo que tenía. Esta semana recopilo y te lo paso 😛

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¡Encantado de conocerte! (I)

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Por entresijos de la vida estos próximos meses me toca desempolvar la libreta y ponerme a hacer “trabajo de campo”. No es literalmente irme al Campo con un pico y una pala, aunque bien que me vendría para broncearme. Es básicamente re- estudiar la zona donde trabajo y tengo situada la farmacia. Así es como un domingo cualquiera, termino perdida entre estadísticas, censos, datos, demografía, páginas web de la comunidad, etc…

Es un domingo de esos en los que toca pensar, así que he decidido invertir parte de mi tiempo con el fin de mejorar, crecer y además poder hacer algo fundamental para empezar a tomar decisiones.

Conocer quien me está visitando todos los días por la puerta de la farmacia.

Nuestro pequeño “””mundo””” tiende a veces a quejarse de vez en cuando de la señora María, que ha venido y me ha contado la vida de su hijo, la cual me interesa entre poco o nada, pero que muy amablemente y con cierta desconexión mental he escuchado durante los siguientes 15 minutos mientras preparo, corto, paso y cobro su medicación. 8,26 € mínimo ingresado y una bolsa llena de cosas que la buena mujer necesita para pasar el mes.

La ración del mes, como ella alegremente lo llama.

Es un buen resumen de la esencia de la que existimos. Nosotros somos los que escuchamos al barrio, al edificio, al vecino y a la señora María.

La Farmacia, aparte de un establecimiento privado sanitario es el establecimiento que se presupone que mejor y con más profundidad conoce su barrio. O eso es lo que en teoría todo el mundo sobreentiende y da por hecho cuando cruza la puerta y suena el “Ding Dong”.

¿Cuántas veces no hemos oído decir “Pues yo voy a mi farmacia, que ahí me conocen muy bien” o aquello de “Tómate esto, que a mi mi farmaceútica, un encanto de chica me lo ha aconsejado para mi y me va estupendo”?

Tenemos una ventaja que la mayor parte de los negocios no tienen y es el simple hecho que somos la referencia para mucha, mucha gente. Tenemos un flujo de clientes constante que va a venir y cruzar nuestros cristales deslizables sí o sí, que va a ponerse malo o necesitar medicina sí o sí y que va a venir a preguntarnos sí o sí.

¿Pero esta gente quien es?

Esta es “nuestra gente”. Aquella que viene repetidas veces a lo largo del mes, o del año  a pedirnos una solución a un problema que tienen, a una duda que les está corroyendo el alma o a por su dosis mensual de medicación que les permite tener una calidad de vida.

Ellos nos conocen bien, tan bien que hablan de nosotros, de nuestro servicio, de nuestro local. Hablan bien y por supuesto mal. Se acuerdan de si has hecho A o B, si has cambiado esa balda donde antes estaba SU crema, y si la chiquita que estaba aquí hace dos semanas era una borde. A nosotros nos cuesta más claro, es mucha más gente, más caras y más nombres. Pero si ellos se acuerdan de nosotros y van hablando de nosotros… y nos conocen…

¿No deberíamos conocerlos nosotros?

Al fin y al cabo si yo doy su ración mensual a la señora María aun cuando llegue un momento que me pierda entre si la nuera es o no es un poco fresca, ella me da a mi mi ración mensual de ganancia y además repartirá su ración mensual de comentarios “aquí y allá” acerca de su farmacéutica.

A veces nos centramos tanto en hacer buen “marketing”, en si el escaparate es bonito, en si la campaña de solares está “supercuqui”  o en si los carteles de promociones son lo suficientemente grandes que nos olvidamos que uno de nuestros principales motores de publicidad es el “boca a boca”.

Porque toda farmacia tiene un porcentaje medio-alto de clientela recurrente que siempre vuelve y otro porcentaje de personas que directamente se apropian de la farmacia, y cuyo lema es “mi farmacia es la mejor”. Y otro porcentaje de gente que viene una vez, y no vuelve más pero reparte su opinión gratuitamente sin problema.

Por eso, porque la población permanente es un nicho al que hay que cuidar, debemos conocer lo que tenemos alrededor de nuestra farmacia, estudiar a nuestra gente y a nuestro entorno, saber cuantos hay, quienes hay, cómo son, cuantos nacen o mueren e incluso que estudios tiene.  Conociendo esto podremos tomar decisiones que incluso, bien elaboradas y como estrategia, nos puede llevar a una mejora de la gestión, un aumento en las ventas y una mejor atención a “Nuestra Gente”.

Hoy voy a hablaros de dos herramientas que yo considero muy importantes y que nos ayudan a conocer dónde estamos y con quien.

Una es el PEST, un modelo de estrategia que nos da información sobre lo que nos rodea y el entorno general del mercado que nos afecta.

PEST-analysis

Explicar el PEST lleva bastante tiempo, y tiene varios puntos que se pueden y deben desarrollar y que me gustaría tomar en una sola entrada, pero básicamente es un modelo de análisis y diagnóstico que nos cuenta como están los parámetros que afectan a nuestro negocio. A nuestra Farmacia. A nosotros mismos y a los que vienen a vernos.

  • El plano Político-legal (legislación, políticas, estabilidad gubernamental). De esto, por desgracia, sabemos mucho.
  • El plano económico (el Pib, el desempleo, el ciclo económico)
  • El plano socio-cultural
  • El plano tecnológico
  • El plano medioambiental.

Nuestra Amiga Wikipedia seguramente lo explique mejor que yo, por ahora.

http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_PEST

Hacer este ejercicio deja mucha información y por ende, muchas ideas, iniciativas, reenfoques, e incluso algún “mal sabor de boca” que en nuestra hora de pensar suele llenar una hoja dela agenda, o incluso dos o tres.

Como segunda herramienta en el plano socio-cultural con algo a lo que todos, como españoles tenemos acceso.

El Censo Poblacional.

Sirve para conocer en cifras el barrio, el distrito, la ciudad o el pueblo. Para saber qué clase de clientela propia y potencial tengo, su edad, su formación e incluso saber qué hogares componen. Y todo en términos estadísticos y comparables.

El censo es algo que normalmente desestimamos y sin embargo nos da una cantidad de información que podría dar un giro de 360º a un negocio. Teorizando, ¿abriríais una peluquería de niños en un barrio envejecido?¿O una peluquería de chichiguagas en una calle donde solo se ven gatos? Evidentemente no, pero ¿cómo sabes que tipo de barrio tienes? ¿Si hay muchos nacimientos? ¿Si hay muchas mujeres, u hombres, o licenciados, o niños?¿Si la gente se mueve mucho del barrio o no?

Abriendo la puerta y dejando entrar a la gente no conocemos lo que realmente hay a nuestro alrededor,por lo que el censo te va a decir en términos estadísticos, tanto porcentuales como absolutos, que clase de gente vive a tu alrededor y te dará la posibilidad de hacerte una idea de quienes te rodean. Y entonces, a ponerte a pensar.

Si, pensar. Porque sin pensar, y planificar, puedo sacar mil datos del censo y que queden muy bonitos en mis archivos del ordenador pero no hacer absolutamente nada con ellos aparte de perder el tiempo.

Así que saco el censo de mi barrio, o distrito, o sección censal (que son los tramos más pequeños y los más específicos), me hago unas tablas excell “supercuquis” donde saco lo que me interese: Sexo, tramos de edad, Formacion, hogares… Lo pongo delante de mi en ese hueco que he reservado en mi tiempo del día para “planificar” y empiezo a comparar lo que me dicen esos datos y lo que yo tengo en la farmacia y en las estanterías, comparo a las personas que me rodean y lo que yo les estoy ofreciendo con el censo y las tablas y empiezo a sacar conclusiones.

Y a apuntarlas.

Este suele ser un ejercicio que en un 90% de los casos abre los ojos y genera muchas, muchas ideas y propuestas. “Leche! La población de 0-4 ha decrecido un 20% y yo he aumentado mi compra de Nutrición infantil bastante.¡Oh! la estoy cagando” o “Ostras! Tengo una población de hombres de 20-40 muy importante y sin embargo mis productos para ellos están limitados… ¡Hum! Quizás esté perdiendo una oportunidad!”

Y empieza la agenda a llenarse de “Horas de pensar”. Y de “Propuestas a desarrollar”. Y de “Cosas a valorar”.

Y después de pensar y planificar, sigues gestionando tu farmacia, tu negocio, tu trabajo y posiblemente, un poco de tu vida.

Porque la realidad es que hay que reenfocar a veces hacia dónde vamos para aumentar el valor percibido por “nuestra gente” y acceder  a nuevos “pacientes potenciales”, apuntando bien a la diana para aumentar ese flujo de clientes del que  vivimos, cuidando el flujo de clientes permanente que tenemos.

El objetivo, finalmente es ofrecer a nuestra gente lo que buscan y necesitan y no darles lo que nosotros consideramos que les viene bien sin pensar en quien tengo enfrente.

Este hecho, esta decisión puede ser un empiece de lo que se llama Estrategia, que es una parte de ser Gestor que a veces no se ejerce y es realmente el que establecerá nuestro objetivo final.

A donde queremos ir, qué queremos ser y hacia donde queremos crecer.

Os dejo  un par de enlaces para que cotilleeis.

http://www.madrid.org/iestadis/fijas/otros/estructu_demodosnivel.htm

http://www-2.munimadrid.es/TSE6/control/seleccionDatosSeccion

http://www.ine.es/inebmenu/mnu_cifraspob.htm

http://www.eustat.eus/estadisticas/tema_159/opt_0/temas.html#axzz3b4mfuWOr

http://www.idescat.cat/es/

http://www.juntadeandalucia.es/institutodeestadisticaycartografia./padron/index.htm

Tampoco os volváis locos con los datos. Estudiar nuestro entorno debe ser parte de nuestro tiempo y como el tiempo es oro, ha de ser conciso, eficaz y claro, para que las conclusiones que podamos sacar estén encaminadas a acciones lógicas y claramente aplicables.

Ponernos a querer a hacer castillos en el aire es para los soñadores. Nosotros somos Farmacéuticos, tenemos superpoderes, pero tampoco vamos a chulearnos por eso, ¿no?.

Minientrada

Organigramas, my news best Friends Forever.

Es curioso como a veces ciertas frases hacen que la bombilla se te encienda en la cabeza, chasques los dedos, cojas el ordenador y te pongas a escribir like posesa el poco tiempo que tienes en ese día. Hoy me ha pasado eso al leer un twitt de mi querida @susitravel.

Si no la conocéis, debéis empezar a conocerla. Está un poco loca, le gusta mucho comer  y sobretodo sabe. Sabe un huevo. Y es “to maja”.

El twitt en cuestión ha sido este:

Twite

Que una persona como Susi, a la que considero una gran profesional “en esto de la Farmacia”, y que además como Farma 2.0 tiene unos cuantos seguidores, me diga que soy digna de mención para dentro del mostrador en el blog… es como cuando te comes dos kilos de helado de Häggen Dausch de una tajada o te toca el mp3 en la tómbola.

Subidón, subidón y no del Tauritón.

Entonces me he puesto a pensar en  la farmacia, si es que alguna vez dejo de pensar en ella, y retomando mi querido DíaDía con sus tres cabezas que nos come y sus cuatro cuernos, he vuelto a enfundarme la espada y el escudo para buscar soluciones que me ayuden a luchar con él.

Puedo sonar controvertido o raro el decir que mucha de la culpa de que nunca tengamos tiempo es básicamente nuestra, pero la realidad es esa. Muchas veces es el no saber y otras el querer hacer. ¿Cuántos no os identificáis con farmacéutico que todo lo quiere hacer, y encima a su manera pero que claro, no tiene el tiempo para hacerlo todo? Y que se queja. Y que empieza el día con el pie izquierdo cuando ve que de las 4 cosas que iba  a hacer ha hecho  dos, y que ha perdido la agenda (maaaal)

Y que además comete el mayor error de todos… No sabe delegar o le cuesta muchísimo porque quiere que todo se haga a su manera, y a veces no caemos que cada uno tiene su manera y que a veces es tan o más eficiente la del vecino como la nuestra. Pero no, hoy no voy a hablar de “Delegar Si, Delegar No”. Los referéndum en verano dan un poco de cosica y hasta Noviembre no me toca.

Mi intención hoy es dar cuerpo y plasmar algo que todos tenemos en nuestra cabeza pero que, nuevamente, jamás ponemos en papel o dejamos claro.O que muy pocos hacemos. Y es que el tiempo, igual que se gestiona para poder repartirlo en funciones, ha de gestionarse en las personas que pueden realizar esas funciones que queremos hacer a nuestra manera.

Por tradición, a lo largo de los años creo que todos hemos oído esa famosa frase que junto al “Por si acaso” es de las más nombradas y famosas en una botica. Una del Top Ten.

“Aquí todo el mundo sabe/hace de todo”.

Que en la realidad después ni es así, ni se ejecuta así. Y tampoco es la manera más óptima y eficaz de hacer las cosas y repartir el trabajo, pero oye, la farmacia no deja de ser una pyme pequeña-mediana donde todos somos hermanos.

Personalmente, que todo el mundo sepa hacer de todo es bastante utópico puesto que hay que tener en cuenta que no a todo el mundo se le da bien todo, y no todo el mundo le gusta todo lo que hace, lo que conlleva que cuando toca algo que no te gusta hacer, le gana la desgana y al final ni se aprende a hacer bien, ni se quiere.

Llamadme loca.

Pero bien, aquí estamos, con muchas funciones, cosas, pendientes, acciones que hacer, un equipo, muchas manos y una mente (la tuya) para guiar y liderar. Basándonos simplemente en la lógica que impera cuando  tú o quien gestiona es la cabeza pensante, por lógica es imposible que esa persona haga todo. Por lógica y por justicia divina, e incluso por salud.

La mental.

No confundamos por favor  la Organización de funciones con la ignorancia de las funciones ni con la jerarquización de las personas. Nadie habla de quien está por encima, o por abajo… Sino que hablo de realizar un Organigrama, una organización de todo lo que hay que hacer, cuando hay que hacerlo y sobretodo…

Quien tiene que hacerlo y por qué.

Esto no va de que yo soy más que tú, sino que de lo que tengo que hacer y de lo que me comprometo a hacer. Va de que cada uno sea responsable de lo que le toca pero no porque lo haya dicho mi jefe, sino porque es parte de mi compromiso con la empresa/farmacia/persona con y para la que trabajo.

Un organigrama bien planteado es fundamental para el buen funcionamiento tanto de la farmacia como del equipo.

  • Todo el mundo va a tener claras sus funciones, grupales e individuales, lo que probablemente generará menos fricciones. Y de paso, adivinad… ¡Estamos Gestionando! (Equipo y tiempo.)
  • Un Organigrama nos ayuda a poner sobre papel realmente lo que se hace en la farmacia, lo que es indispensable, lo que es del día a día e incluso ayuda a gestionar las posibles urgencias. Nos ayuda a ser conscientes de cómo, en qué y cuanto se trabaja.
  • Un Organigrama es un compromiso por ambas partes. Los demás tienen claras las funciones, pero tú también sabes qué funciones hacen y si me precias es un guión de trabajo al que todo trabajador se compromete.

Es más, un organigrama bien planteado ayudará a gestionar turnos y repartir algunas responsabilidades entre tu equipo ayudando a su vez a delegar.

Un ejemplo que he hecho en cinco minutillos:

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¿A qué es bonito? ¿Cómo empezamos?

Cada uno en su farmacia sabe quién se encarga de qué (o quien te gustaría que se encargase de qué pero aún no se lo has planteado) y de quien depende “X” función, así como quienes depende de esa función. Que sea Auxiliar o Farmacéutico no es tan importante tanto en cuanto las tareas que realicen sean o no de x responsabilidad.

Una vez que tenemos claro, qué puestos hay, hay que definir quién hace qué.

Yo siempre he empezado por la base del Organigrama que no es ni más ni menos que las funciones básicas en los turnos de cada uno teniendo en cuenta de quién es la responsabilidad de cada turno en la resolución de los problemas. Por lógica, el Adjunto es la cabeza visible de la farmacia cuando el Director Técnico no está, por lo que indirecta y directamente se responsabiliza de las personas que trabajan con él. En caso de más de un Adjunto o Sustituto en el turno, es determinante definir bien las tareas y responsabilidades de cada uno para así saber quien ejecuta qué.

Ambas cosas son completamente compatibles y no deben dar lugar a enfrentamientos, sino a que con el tiempo unos y otros terminen apoyándose, ayudándose y pidiendo y dando soluciones a los posibles “fuegos del DíaDía”.

Se debe, por tanto, realizar una definición de tareas (que dependen de los conocimientos aplicables al puesto), competencias y responsabilidades para cada uno de los cargos, plasmarla para el colectivo e incluso si se quiere motivar y generar una corriente de confianza, debatirla con el equipo.

Lógicamente, este último pensamiento puede o no ser el adecuado y se basa propiamente en mi experiencia y manera de pensar, hacer y trabajar. Por lo que debatir o no es una opción personal que desde mi punto de vista puede generar mucha riqueza con el equipo, entre el equipo y para el equipo.

Bien, siguiendo esta línea de pensamiento, cuando estamos definiendo la tareas si tenemos  en cuenta las competencias, las cuales abarcan aptitudes, actitudes, conocimientos y rasgos de personalidad podremos precisar y predecir en un futuro el éxito de las tareas

Por lo tanto la Tarea asignada en el organigrama dependerá en su de la Actitud (basándonos en que ésta es la interpretación del conocimiento), la conducta y el comportamiento.

Es pues una necesidad, quizás un alivio también, el observar aquellos comportamientos habituales del equipo y las personas que lo componen para que posibiliten el éxito de esta o este en su actividad y en su función.

Y es que no hay mejor motivación que hacer el trabajo bien hecho. Luego se agradece además hacerlo en el tiempo que tienes que hacerlo, e irte a casa a tu hora con una sensación genial de haber aprovechado el día.

Por poner un ejemplo de tareas que pueden ser básicas o no, no a todo el mundo le gusta hacer Fórmulas Magistrales, pero si en la entrevista para el puesto de Adjunto de la tarde, el candidato mostrará una inclinación a ello y se comprometiera a ello, se le añadiría como tarea a realizar en la descripción de su Puesto.

Funciones

Para esto, dentro del Organigrama hay que definir las competencias de cada uno de forma clara, concisa y por supuesto consensuada (en caso de que se amplíen las básicas) de forma que podrán ser medibles evitando las dudas.

Hay que tener en cuenta que para todos los puestos no valen todas las personas y según las funciones descritas encajan mejor unas que otras, según sus competencias.

Podemos hablar de muchas competencias: negociación, decisión, presentación oral, comunicación oral, planificación, sensibilidad, atención a los problemas, sensatez, tolerancia al estrés, y teniendo en cuenta éstas, implementar responsabilidad y funciones consensuadas con la persona.

Sin embargo la primera competencia que hay que desarrollar y tener en cuenta tanto para los que trabajan contigo como para ti mismo es la Responsabilidad. Y esto vuelve a ser algo personal, pero desde mi experiencia, si alguien no se responsabiliza de lo que va a hacer, cómo lo va a hacer y donde lo va a hacer, estamos pidiendo peras al Olmo.

Porque evidentemente todos podemos fallar, equivocarnos y cagarla, y buscar culpables. Pero la responsabilidad, la respuesta útil y válida a la acción es lo que vale para el buen funcionamiento del todo. Y si alguien en un equipo, en su vida, en su casa o donde sea, por mucha culpabilidad que admita no asume la responsabilidad y aprende de las acciones, daremos más pasos hacía atrás que hacía adelante.

Por lo tanto, para fomentar, para asentar y dejar claro que en esta/esa/aquella/mia/tuya farmacia, la competencia de Responsabilidad es algo esencial, el documento y el organigrama pasan a ser un compromiso de ambas partes.

Esta documentación cumplimentada, clara y hablada será parte de la documentación que se entregue al equipo, tanto nuevo como antiguo y formará parte del papeleo firmado.

Parte del contrato que vincula a la persona contigo, con tu empresa, con tu farmacia y con tu tiempo.

Como siempre os dejo a mi amiga la Wiki que lo explica todo tan bien y un enlace que me pareció interesante sobre el tema y que también lo explica en términos técnicos bastante bien.

http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

Y por supuesto recordad:

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Minientrada

Cómo comenzar…

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Es cierto, y nadie lo puede negar, que cuando queremos empezar algo el problema en sí mismo es empezarlo. El saber por donde comenzar a hilar y a enlazar los hechos o las palabras para ir tejiendo frases y terminar creando capítulos e incluso libros.

Comenzar es algo difícil, quizás los más difícil desde mi punto de vista en todos los ámbitos a los que me puedo enfrentar tanto en los retos diarios como en los retos “sorpresa”. Es un reto por sí mismo.

Así que comienzo mi primera entrada del blog con, lógicamente, lo que nos da de comer.

La Farmacia.

 Todo el mundo conoce lo que es una Farmacia… ese local o edificio con una cruz colgada que brilla, a veces mucho, a veces poco, y que te dice la temperatura, la hora o incluso te da las gracias al pasar por ella.

Ante todo amabilidad, que para eso somos profesionales sanitarios.

Pero, ¿cómo comienza el día a día en una farmacia? Cómo comienza esa mañana cuando abrimos la puerta, dejamos el bolso, el maletín, el portátil o al crío y nos ponemos la bata o el uniforme con nuestra placa identificativa que se asemeja a los calzoncillos de Superman. ¡Cuidado! Esa placa con tu nombre te da superpoderes

Pone Farmaceutico.

¿Y que es un Farmacéutico? Creo que nos perdemos en el tercer ejemplo detrás de sanitario, emprendedor, médico, amigo…

Como decía, abrimos el cerrojo de la farmacia, llega nuestro repartidor del pedido de la mañana, saludamos a nuestr@s compañeros y a sus legañas, y entonces…

Entonces el día a día nos come. Empezamos a correr, a apagar fuegos, a rellenar papeles, a hacer recetas, a atender a Doña Manuela que hoy viene con ganas de chachara, a escuchar que Antonia, nuestra compañera lo está pasando fatal con su novio, a ver que llega otro pedido, que tienes dos manos y te faltan seis, a que un médico se ha equivocado con las dosis y te estás volviendo loco descifrando la letra, lo que te dice el paciente y el vademecum escrito en chino.

A… a… a… y al día le salen tres cabezas, doce cuernos, tres piernas y pasa a ser DíaDia. Así con mayúsculas y con apellido si me dejáis. ¿Y qué hacemos? Aparte de mordernos la lengua para no gritar, nos volvemos locos y entonces,  nos perdemos.

Bien, pues hay que luchar contra ese bicho como sea puesto que sino lo hacemos de nada vale saber vender, controlar, formar, contabilizar o hacer caja. Estaremos condenados a ir arrastrándonos detrás del monstruo y a rezar porque el día salga bien recitando los rosarios uno detrás de otro. Vamos que no controlamos nada y simplemente nos limitamos a dejarnos llevar. Debemos paliarlo comenzando a asumir, interiorizar y ejercer una simple frase.

Gestionar como lo que realmente somos, gerentes.

La gestión sin embargo  por si misma no nos dice nada, no sabemos ejercerla ni definirla salvo para determinadas acciones unidas a formas de trabajo o a tareas que realizamos diariamente. Sin embargo la Gestión es todo eso y más. Es la base de cualquier negocio que quiere, puede y lucha por salir adelante. Lamentablemente, gracias a DíaDía lo que necesitamos para desarrollarla es lo que menos tenemos.

Tiempo.

Como seguro sabréis y sino la wikipedia nos lo chiva amablemente, la gestión es básicamente algo tan simple como el asumir la responsabilidad (y el compromiso) de conducir y llevar a buen puerto una empresa, una idea o cualquier proyecto. Algo tan extrapolable como gestionar la vida. Pensemos ese concepto.

Pero sobretodo se basa en cuatro principios o pasos tan lógicos como complicados a veces de cumplir.

Planificar-> Organizar -> Dirigir-> Controlar

La gestión no es solo algo muy bonito que se usa para todo y que queda supercool en las frases cuando alguien quiere “tirarse el moco”. “Voy a gestionar el stock”, “Irene, gestioname estas citas”, “Estoy gestionándome las vacaciones”…Algunos a veces se gestionan hasta las borracheras.

La gestión es un concepto. Un concepto amplio y profundo que nos dice adonde vamos y sobretodo dónde y cómo queremos ir. Y sin saber donde y como queremos ir, posiblemente nos perdamos por el camino, terminemos cogiendo atajos y entonces… Entonces empezamos con las quejas, las excusas, la crisis, que la gente no compra, que hoy Antonia me ha distraído más horas de las que debía… Como decía un español bastante famosete, empezamos con que la abuela fuma.

Y aquí empieza nuestra “gestión”, esa que todos creemos que hacemos todos los días al subir el cerrojo y que comienza a hundirse como se hundió el Titanic: lenta e irreversiblemente.

Para ese momento ya estamos soltando la famosa frase de “Es que el día a día me come por los pies, porque no tengo tiempo, y porque la abuela fuma”

¿Y que pasa cuando creo que no tengo tiempo?

Que no planifico. Que no pienso, que no decido, que no prevengo, que no me paro y todo se vuelve una locura, y pierdo los papeles y me quiero dar cabezazos contra el mostrador a ver si abriéndome la cabeza se me ocurre alguna gloriosa idea. Y nos ponemos a intentar gestionar el caos y DíaDía se está partiendo la caja en la botica mientras tu te tiras de los pelos. De los tuyos y de los de Antonia la pobre, a la que encima el novio ha dejado.

Podría comenzar hablando de la gestión, del marketing, del stock (que lo haré porque soy friki de gestionar hasta el mínimo detalle para poder terminar ahorrando mi energía de forma eficiente y enfocarla en más campos y en tareas más entretenidas). Podría, cierto,  pero mi primera entrada va precisamente al mayor problema que tenemos todos: farmacéuticos, madres, amas de casa e incluso profesores…

La gestión de nuestro tiempo.

Nadie tiene tiempo nunca porque todos estamos acostumbrados a ir a ciegas sin saber que nos saltará encima en el próximo paso. Y sino planificas, estas más perdido que un pulpo en un garaje… Pensareis… ¿Qué me estas contando? Bueno, pues un cuento donde a veces hay que pararse, abrir el cierre de la farmacia, respirar hondo y pensar.

¡Si!,¡Pensar para poder planificarte el día mínimamente!

Porque gestionar empieza por planificar, y para planificar y adelantarse un poco al temible monstruo del DíaDía (con tres cabezas que no paran de hablar y de pedir, que parece que la boca se la ha hecho un mendigo) hay que pensar. Pensar qué queremos hacer, que hay que hacer, qué paso voy a dar o si simplemente hoy voy a tomarme unas horas o minutos para sentarme a pensar en mi negocio, trabajo o farmacia la cual quiero mejorar y de paso mejoro yo como individuo y persona.

Que aquí estamos para ganar y crecer, no nos llevemos a engaños, no para ir corriendo como pollos sin cabeza a apagar el fuego. Para eso están los bomberos que además a ciertas personas les alegra la vista y el ánimo.

Evidentemente, no hay una gestión del tiempo optima para todos, pero si existe una gestión válida para cada uno y cada uno debe saber gestionar el tiempo que tiene para lo importante. Lo que llamamos Priorizar y Planificar.

¿Qué queremos conseguir con nuestro tiempo? ¿A quien o a qué queremos repartir todas esas horas dentro de las 24 diarias de las que disponemos?. ¿Qué es lo básico, lo importante, lo urgente?. Empezando por lo básico de cualquier humano que respira, come y duerme, lo siguiente en nuestra lista de la compre es cumplir nuestras labores profesionales, disfrutar de nuestro tiempo, formarnos y mantenernos sanotes.

Y para ello y gracias a una interesante sesión sobre este tema y sobre DíaDía, saqué algunas ideas que he empezado a obligarme a que sean mis “imprescindible del días”.

El punto cero es comprender, asumir e interiorizar que planificar es algo imprescindible y tan necesario como el respirar. No hace falta planificar todo, todo pero si  lo esencial y prioritario para que no se nos escape de nuestro control. Los compromisos o aquellas acciones que normalmente pasan a ser “aquello que tengo que hacer si o si pero ya si eso las hago mañana”.

Y en ese momento, increíblemente, empezamos a aprender a gestionar. Un poquito, tampoco vamos a creernos McGiver.

Nuestro mayor aliado para tamaña función es sin duda la agenda. Pero no ese libraco con frases supercool en la portada que queda tan bonito encima del mostrador, la mesa, el estudio o en el rincón al lado de la caja de recetas que estoy revisando. No. La Agenda, es la que cumplo  para lo programado pero que no me esclaviza, sino que me ayuda. Y que muchas veces me permite diferenciar entre lo urgente y lo importante.

La agenda tiene algo que me encanta. Es mi BFF en el trabajo.¡Posee papel en donde se puede escribir!. Podeís reíros, pero en mi lucha contra DíaDía, lo primero que hacía cuando entraba por la puerta de la farmacia era abrir a mi colega Agenda y hacer una lista de prioridades.

¡Y siempre tenía tiempo! Porque gastar 60 0 90 segundos de mi día en eso era factible y me ayudaba a poder pensar los siguientes cinco minutos en esa lista que he apuntado, o he ido apuntando, ahorrando quizás horas en empezar a apagar fuegos sin control.

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Y en ese momento comenzaba la gestión del día y de la farmacia. He de decir que mi agenda es un asco, esta llena de listas y tareas y todas, todas las de días anteriores están tachadas, algunas tienen asteriscos o están pasadas a otro día y ampliadas porque veía que podía sacar más jugo a esa tarea. Eso sí, todas las hojas están llenas.

Cuando la cerraba tras 5 minutos la agenda, ponía la mano encima, me permitía pensar en lo que había escrito y la dejaba cerca de donde estaba “por si acaso”, ya tenía planificado casi todo lo que debía hacer. ¡Y no habían pasado ni quince minutos de mis siete horas de turno!

¿A qué es fácil?

Pues creo que ese debe ser el primer paso en el día a día de nuestra profesión para no perdernos entre las mil y una cosas que tenemos que hacer… y para ponernos como meta el mejorar, que al fin y al cabo es lo que queremos la inmensa mayoría en nuestra vida.

Por eso de ser técnica y profesional os dejo una matriz curiosa que me pasaron no hace mucho pero que se parece, en bonito y nivel “pro” a lo que yo solía tener adjunta en mi ordenador.

La matriz de lo importante/Urgente.

Tiempo

Esto os ayudará creo a luchar contra DíaDía y quizás a diferenciar un poco lo prioritario, porque todo es importante pero no todo es urgente.

Tenemos que comenzar a pensar en la Gestión como algo más grande que stocks, y números… Algo tan grande y relativo como el tiempo.

Porque como ya decía alguien muy listo:

“Amigos, el tiempo es oro.”